Chuyển từ sổ giấy sang app

Chỉ chuyển số dư hay chuyển cả lịch sử?

Với hầu hết các tiệm, chỉ cần số dư đang nợ. Chép tay lại cả mấy năm sổ tốn rất nhiều thời gian, mà các dòng cũ vẫn còn trong sổ giấy.

Nếu lịch sử đã là các dòng có ngày trong Excel hay một app sổ nợ khác, bạn đưa sang nguyên trạng từ tệp. Từ sổ giấy, bắt đầu bằng số dư gần như luôn là lựa chọn khôn ngoan hơn.

Nhập số dư đầu thế nào?

Thêm từng khách và nhập số họ đang nợ hôm nay thành một lần ghi nợ, ghi chú "số dư chuyển từ sổ cũ". Lần ghi đó thay cho con số cuối cùng trong sổ giấy.

1. Lật sổ và liệt kê số dư mới nhất của từng khách.
2. Thêm khách vào app, kèm số điện thoại để gửi nhắc nợ.
3. Chạm Ghi nợ, nhập số dư và ghi chú "số dư chuyển từ sổ cũ".
4. Thêm nhà cung cấp mà bạn đang nợ theo cách tương tự.

Trước khi nhập các khoản lớn, hỏi lại khách: "Sổ em ghi anh còn 2.400.000đ, đúng không anh?" Bắt đầu sổ mới bằng con số hai bên đã thống nhất thì sau này không ai cãi.

Nhập từ Excel hoặc app khác thế nào?

Baki Fast đọc được tệp Excel (.xlsx) và CSV. Vào Cài đặt › Nhập từ ứng dụng khác hoặc Excel, chọn tệp, app nhận ra các cột, và bạn kiểm tra kết quả trước khi lưu.

• Tệp số dư: Mỗi người một dòng; số dư hôm nay thành lần ghi đầu tiên.
• Tệp các lần ghi: Mỗi dòng là một lần ghi có ngày; lịch sử chuyển sang nguyên vẹn.
• Dán: Sao chép các ô trong Excel hoặc Google Sheets rồi dán thẳng vào.
• Từ app khác: Tìm mục Báo cáo, Xuất dữ liệu hoặc Excel và tải về tệp .xlsx hay CSV. Sao kê PDF thì không đọc được.
• Tệp .xls cũ: Mở bằng Excel và lưu lại thành .xlsx hoặc .csv trước.

Dán danh sách số dư thế nào?

Không có tệp, hoặc app cũ chỉ cho sao kê PDF? Cách nhanh nhất là danh sách số dư: ghi số dư hiện tại của từng người rồi dán danh sách vào Cài đặt › Nhập từ ứng dụng khác hoặc Excel › Dán danh sách số dư. Mỗi dòng một người: tên trước, số tiền sau. Đọc được các kiểu viết như “1.250.000”, “500.000đ” hay “2.500.000 ₫”; số tiền có dấu trừ phía trước được ghi theo chiều ngược lại.

Trước khi lưu bạn thấy bản xem trước: tên, số tiền và ai nợ. Bạn chọn là khách hàng hay nhà cung cấp và ngày của số dư. Tên đã có trong sổ được đánh dấu Đã có, và bạn chọn Thêm số dư cho người đó hoặc Bỏ qua. Dòng không đọc được sẽ được liệt kê, không đoán. Mỗi người vào sổ với một mục Số dư chuyển sang, và một lần Hoàn tác gỡ cả danh sách.

Kế hoạch chuyển trong một buổi tối

Chuyển gọn trong một buổi tối sau giờ đóng cửa dễ hơn nhiều so với giữ hai cuốn sổ song song cả mấy tuần. Sáng hôm sau, khách đầu tiên ghi thẳng vào app.

1. Cài đặt: Cài app, không cần đăng ký. Bật Khóa ứng dụng (mã PIN, khuôn mặt hoặc vân tay).
2. Liệt kê: Chép tên khách và số dư mới nhất từ sổ giấy.
3. Nhập: Nhập danh sách từ bảng tính, hoặc thêm từng khách với số dư của họ.
4. Kiểm tra: So tổng tiền khách nợ trong app với tổng trong sổ giấy.
5. Sao lưu: Tạo tệp sao lưu đầu tiên bằng Sao lưu ngay và gửi lên Drive hoặc email.
6. Đóng sổ giấy: Ở trang cuối, ghi ngày và dòng "từ đây ghi trong app".

Báo cho khách thế nào?

Gửi một tin ngắn kèm số dư hiện tại. Tin này xác nhận con số và để khách quen với các tin ngắn họ sẽ nhận sau mỗi lần ghi.

Nếu khách cũng dùng Baki Fast, gửi mã mời tài khoản chung để hai bên cùng thấy một tài khoản trên điện thoại của mình.

Cuốn sổ giấy cũ thì làm gì?

Giữ lại. Nếu có thắc mắc về một lần bán cũ, hay kế toán cần xem lại, bạn sẽ cần nó trong tầm tay.

• Ghi lên bìa ngày dùng lần cuối.
• Cất ở chỗ khô ráo, an toàn, khách không thấy.
• Chụp lại các trang quan trọng nếu muốn; với Pro bạn còn gắn được ảnh vào lần ghi.

Những điều cơ bản khi ghi sổ trong app vẫn như sổ giấy; xem cách ghi sổ nợ.