Defterden uygulamaya geçiş

Sadece bakiyeler mi, bütün geçmiş mi aktarılmalı?

Çoğu esnaf için sadece açık bakiyeleri aktarmak yeterlidir. Bütün geçmişi tek tek yazmak uzun sürer ve kâğıttaki eski satırlar zaten defterde durur.

Geçmiş Excel’de ya da başka bir veresiye uygulamasında tarihli satırlar olarak duruyorsa, onu da dosyayla olduğu gibi getirebilirsin. Kâğıt defterde ise bakiyeyle başlamak neredeyse her zaman daha akıllıcadır.

Açılış bakiyesi nasıl girilir?

Her müşteri için bir kart aç ve bugünkü borcunu tek bir kayıt olarak yaz; açıklamaya "devreden bakiye" de. Bu kayıt, kâğıt defterdeki son toplamı temsil eder.

1. Kâğıt defterde her müşterinin son bakiyesini kontrol et ve bir kâğıda liste çıkar.
2. Uygulamada müşteriyi ekle; telefon numarasını da yaz ki hatırlatma gönderebilesin.
3. Bakiyeyi veresiye kaydı olarak gir, açıklamaya "devreden bakiye" yaz.
4. Sana borçlu olduğun tedarikçileri de aynı şekilde ekle.

Bakiyeyi girmeden önce büyük borçlu müşterilerle kısaca teyitleş: "Bende 2.400 TL görünüyor, sende de öyle mi?" Yeni deftere doğru bir rakamla başlamak, sonraki bütün tartışmaları önler.

Excel’den veya başka bir uygulamadan nasıl aktarılır?

Baki Fast, Excel (.xlsx) ve CSV dosyalarını okur. Dosyayı seçersin, sütunları uygulama tanır ve hiçbir şey kaydedilmeden önce sonucu kontrol edersin.

• Bakiyeler dosyası: Her kişi bir satır; bugünkü bakiyesi açılış kaydı olarak yazılır.
• Hareketler dosyası: Her satır tarihli bir kayıt; geçmiş olduğu gibi gelir.
• Yapıştırma: Excel ya da Google E-Tablolar’dan kopyaladığın hücreleri doğrudan yapıştırabilirsin.
• Eski uygulama: Raporlar, Dışa aktar ya da Excel bölümünden Excel veya CSV dosyası al. PDF ekstreler okunamaz.
• Eski Excel biçimi (.xls): Dosyayı Excel’de açıp .xlsx ya da .csv olarak kaydet.

Bakiye listesi nasıl yapıştırılır?

Dosyan yoksa ya da eski uygulama yalnız PDF ekstre veriyorsa en hızlı yol bakiye listesidir: her kişinin bugünkü bakiyesini yaz ve listeyi Ayarlar › Verilerini getir › Bakiye listesi yapıştır’a yapıştır. Her kişi için önce ad, sonra tutar; aynı satırda ya da alt alta. “1.250”, “300,50” ve “2.500 TL” gibi yazımlar okunur; başında eksi olan tutar listenin tersi yönde yazılır.

defter.net’ten geçiyorsan dosya gerekmez: Hesaplar listesini seçip kopyala ve olduğu gibi yapıştır. Grup toplamı ve dövizli hesabın TL karşılığı kişi sayılmaz; dolar ya da avro hesabı lira defterine yazılmaz, okunamayanlar arasında gösterilir.

Kaydetmeden önce bir önizleme görürsün: ad, tutar ve kimin borçlu olduğu. Kişilerin müşteri mi tedarikçi mi olduğunu ve bakiyelerin tarihini seçersin. Defterinde aynı adla duran kişi Zaten var diye işaretlenir; bakiyeyi ona eklemek için Ekle’ye dokunursun, yoksa atlanır. Okunamayan satırlar tahmin edilmez, ayrıca listelenir. Her kişi tek bir Devreden kaydıyla gelir ve tek bir Geri al bütün listeyi geri alır.

Bir akşamda geçiş planı

Geçişi dükkân kapandıktan sonra tek bir akşamda yapmak, iki defteri haftalarca birlikte tutmaktan çok daha kolaydır. İki defter aynı anda tutulunca bir satış birine yazılır, öbürüne yazılmaz ve hangisinin doğru olduğu tartışılır. Ertesi sabah ilk satışı doğrudan uygulamaya yazarsın.

1. Hazırlık: Uygulamayı kur; hesap açmak gerekmez. Kilidi (PIN, yüz ya da parmak izi) aç.
2. Liste: Kâğıt defterden müşteri adlarını ve son bakiyeleri çıkar.
3. Giriş: Listeyi Excel’e yazıp aktar ya da müşterileri tek tek ekleyip bakiyelerini gir.
4. Kontrol: Uygulamadaki toplam alacağı kâğıttaki toplamla karşılaştır.
5. Yedek: İlk yedek dosyasını al ve Drive’a ya da e-postana gönder.
6. Kapanış: Kâğıt defterin son sayfasına tarihi ve "buradan sonrası uygulamada" notunu yaz.

Müşterilere geçiş nasıl söylenir?

Kısa bir mesajla, bugünkü bakiyelerini de söyleyerek duyur. Bu hem bakiyeyi teyit ettirir hem de bundan sonra her kayıttan sonra mesaj gelmesine müşteriyi hazırlar.

Mesajı herkese aynı gün, gündüz saatinde gönder. Bakiyesine itiraz eden olursa kâğıt defterdeki sayfayı birlikte aç ve farkı o an düzelt. Bu küçük kontrol, yeni defterin ilk gününden güvenilir olmasını sağlar.

Müşterin de Baki Fast kullanıyorsa ona ortak hesap davet kodu gönderebilirsin; ikiniz aynı hesabı kendi telefonunuzda görürsünüz.

Kâğıt defter ne yapılmalı?

Atma; arşiv olarak sakla. Eski bir satış hakkında soru çıkarsa ya da mali müşavirin geçmişe bakmak isterse elinin altında olsun.

• Defterin kapağına hangi tarihe kadar kullanıldığını yaz.
• Kuru ve güvenli bir yerde, müşterilerin göremeyeceği bir yerde tut.
• İstersen önemli sayfaların fotoğrafını çek; Pro’da kayıtlara fotoğraf da ekleyebilirsin.