Quy định khi bán chịu

Bán chịu có hợp pháp không?

Nhìn chung là có. Tiệm giao hàng hôm nay và nhận tiền sau là một thỏa thuận mua bán trả chậm thông thường. Hợp đồng mua bán nhỏ lẻ hằng ngày có thể chỉ bằng lời nói, không cần giấy tờ.

Nhưng nếu có tranh chấp, thường bạn là người phải chứng minh đã bán gì và khách còn nợ bao nhiêu. Vì vậy ghi chép có ngày tháng, đều đặn là phần quan trọng nhất của việc bán chịu.

Một số hình thức như bán trả góp thường xuyên cho người tiêu dùng hay tính lãi có thể kéo theo quy định riêng: hợp đồng bằng văn bản, công khai thông tin hoặc giới hạn lãi suất. Nếu bạn làm thường xuyên, hãy hỏi kế toán hoặc luật sư.

Bán chịu có phải xuất hóa đơn không?

Thường là có, tùy loại hình kinh doanh của bạn. Với nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp, thời điểm phải lập hóa đơn và kê khai thuế là khi bán hàng, không phải khi khách trả hết tiền. Không ghi nhận doanh thu chỉ vì "khách chưa trả" có thể gây rắc rối về thuế.

• Lập hóa đơn hoặc chứng từ theo đúng quy định áp dụng cho bạn lúc bán, và ghi tiền khách trả riêng khi nhận được.
• Bạn cần loại chứng từ nào (hóa đơn điện tử, máy tính tiền…) phụ thuộc vào hình thức kinh doanh và cách nộp thuế của bạn; quy định cũng thay đổi theo thời gian.
• Tiền phạt trả chậm hay tiền lãi có thể có cách tính thuế riêng.

Kế toán hoặc cơ quan thuế nơi bạn đăng ký sẽ nói chính xác điều gì áp dụng cho tiệm. Gửi cho kế toán báo cáo Excel hoặc sao kê định kỳ giúp công việc của họ dễ hơn.

Giấy nhận nợ là gì và khi nào nên dùng?

Giấy nhận nợ (hay giấy vay nợ, cam kết trả nợ) là văn bản khách ký, cam kết trả một số tiền nhất định vào một ngày nhất định. Với khoản lớn hoặc nợ lâu, nó là bằng chứng mạnh hơn nhiều so với một dòng trong sổ.

Yêu cầu cụ thể tùy quy định, nhưng một giấy nhận nợ thường ghi:

• Họ tên, số giấy tờ tùy thân và địa chỉ của hai bên
• Số tiền nợ, ghi cả bằng số và bằng chữ
• Nợ vì việc gì (ví dụ tiền hàng mua chịu)
• Hạn trả và cách trả (một lần hay nhiều kỳ)
• Lãi hoặc phí trả chậm, nếu hai bên có thỏa thuận
• Ngày, nơi lập và chữ ký của người nợ (có thể thêm người làm chứng)

Có mẫu giấy nhận nợ phổ biến trên mạng, nhưng với khoản lớn, hãy nhờ luật sư xem trước khi dùng. Giấy thiếu thông tin quan trọng có thể khó dùng làm bằng chứng.

Vì sao ghi chép và xác nhận của khách quan trọng?

Nếu khoản nợ bị thắc mắc, chỗ dựa vững nhất của bạn là các lần ghi có ngày tháng cùng dấu hiệu cho thấy khách đã đồng ý. Với nợ nhỏ hằng ngày, đó thường là sao kê định kỳ và tin trả lời bằng chữ của khách.

• Ghi mỗi lần bán ngay lúc đó, có ngày, số tiền và mặt hàng.
• Mỗi tháng gửi sao kê cho khách một lần.
• Giữ tin trả lời như "đúng rồi" hay "thứ Sáu chị trả".
• Cất hóa đơn, phiếu giao hàng và biên lai chuyển khoản cùng sổ.

Baki Fast gửi sao kê công nợ PDF cho bất kỳ kỳ nào. Nếu khách cũng dùng Baki Fast, tài khoản chung giúp hai bên cùng thấy một tài khoản trên điện thoại của mình, nên không ai thắc mắc các lần ghi.

Thời hiệu, tiền lãi và phí trả chậm

Một khoản nợ không thể khởi kiện mãi mãi: pháp luật có thời hiệu, và thời hạn tùy loại tranh chấp. Nếu một khoản nợ cũ quan trọng với bạn, hãy hỏi luật sư xem còn bao lâu.

Muốn tính lãi hay phí trả chậm, hãy thỏa thuận với khách từ trước và ghi rõ trên giấy tờ. Phí cộng thêm về sau mà không báo trước dễ sinh tranh chấp và có thể không được chấp nhận. Pháp luật cũng có giới hạn mức lãi suất được thỏa thuận.

Để chia khoản nợ thành nhiều kỳ, dùng thử công cụ tính trả góp.

Khách không trả nợ thì đòi thế nào?

Bắt đầu bằng các bước nhẹ nhàng, chỉ chuyển sang bước chính thức khi cần. Mỗi bước đều giữ lại bằng chữ; nó giúp bước sau dễ hơn.

1. Nhắc nợ: Một tin ngắn, lịch sự. Xem mẫu tin nhắn nhắc nợ.
2. Sao kê: Danh sách đầy đủ các lần ghi và số còn nợ.
3. Nói chuyện: Thỏa thuận trả từng phần hoặc hẹn ngày mới.
4. Hòa giải: Ở nhiều nơi, tổ hòa giải ở cơ sở hoặc người có uy tín trong xóm có thể giúp hai bên nói chuyện.
5. Khởi kiện: Nộp đơn ra tòa án nơi có thẩm quyền theo thủ tục dân sự. Luật sư sẽ cho biết cách nào hợp với trường hợp của bạn.

Ở bất kỳ bước nào cũng không được công khai khoản nợ. Đăng nợ của khách lên Facebook, nhóm Zalo hay dán trong tiệm có thể vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và danh dự, nhân phẩm của người khác, và gây thêm rắc rối riêng cho bạn.

Baki Fast có phải phần mềm kế toán không?

Không. Baki Fast là sổ ghi nợ giúp giữ công nợ khách hàng và nhà cung cấp gọn gàng. Nó không phải phần mềm kế toán chính thức, không xuất hóa đơn hay hóa đơn điện tử, và không thay cho chứng từ bạn phải lập theo quy định.

Việc của nó là giữ ghi chép có ngày tháng về ai nợ bao nhiêu, lấy gì và trả khi nào, và cho phép bạn chia sẻ dưới dạng sao kê và tệp Excel. Nói chuyện với kế toán và với khách nhờ đó dễ hơn nhiều.