কাগজের খাতা থেকে অ্যাপে

শুধু বাকি ব্যালেন্স আনবেন, না পুরো ইতিহাস?

বেশিরভাগ দোকানের জন্য শুধু বাকি ব্যালেন্সই যথেষ্ট। বছরের পর বছরের লাইন হাতে তুলতে অনেক সময় লাগে, আর পুরোনো লাইনগুলো তো খাতাতেই থাকছে।

আপনার ইতিহাস যদি Excel বা অন্য কোনো বাকির খাতা অ্যাপে তারিখসহ সারিতে থাকে, ফাইল থেকে যেমন আছে তেমনই আনতে পারেন। কাগজ থেকে এলে ব্যালেন্স দিয়ে শুরু করাই প্রায় সবসময় বুদ্ধিমানের কাজ।

শুরুর ব্যালেন্স কীভাবে লিখবেন?

প্রত্যেক গ্রাহক যোগ করুন, আর আজ তার কাছে যা পাওনা তা একটা এন্ট্রিতে লিখুন, নোটে "আগের খাতা থেকে"। সেই এন্ট্রিটাই খাতার শেষ মোটের জায়গা নেয়।

1. খাতা উল্টে প্রত্যেক গ্রাহকের শেষ বাকি একটা তালিকায় লিখুন।
2. অ্যাপে গ্রাহক যোগ করুন, ফোন নম্বরসহ, যাতে রিমাইন্ডার পাঠাতে পারেন।
3. ব্যালেন্সটা বাকি দেওয়া হিসেবে লিখুন, নোটে "আগের খাতা থেকে"।
4. যে সাপ্লায়ার বা মহাজনকে আপনি টাকা দেবেন, তাদেরও একইভাবে যোগ করুন।

বড় বাকি লেখার আগে গ্রাহকের সাথে মিলিয়ে নিন: "আমার খাতায় আপনার 2,400 টাকা আছে, মিলছে?" মেনে নেওয়া অঙ্ক দিয়ে নতুন খাতা শুরু করলে পরে তর্ক হয় না।

Excel বা অন্য অ্যাপ থেকে কীভাবে আনবেন?

Baki Fast Excel (.xlsx) আর CSV ফাইল পড়ে। সেটিংস › অন্য অ্যাপ বা Excel থেকে আনুন-এ ফাইল বাছুন, অ্যাপ কলামগুলো চেনে, আর কিছু সেভ হওয়ার আগে আপনি ফল দেখে নেন।

• ব্যালেন্সের ফাইল: প্রতি জনের এক সারি; আজকের বাকি শুরুর এন্ট্রি হয়।
• এন্ট্রির ফাইল: প্রতিটি সারি তারিখসহ একটা এন্ট্রি; ইতিহাস যেমন আছে আসে।
• পেস্ট: Excel বা Google Sheets থেকে সেল কপি করে সরাসরি পেস্ট করুন।
• অন্য অ্যাপ থেকে: সেই অ্যাপে রিপোর্ট, এক্সপোর্ট বা Excel খুঁজুন আর .xlsx বা CSV ফাইল নামান। PDF স্টেটমেন্ট পড়া যায় না।
• পুরোনো .xls ফাইল: আগে Excel-এ খুলে .xlsx বা .csv হিসেবে সেভ করুন।

বাকির তালিকা কীভাবে পেস্ট করবেন?

ফাইল নেই, বা পুরোনো অ্যাপ শুধু PDF স্টেটমেন্ট দেয়? সবচেয়ে দ্রুত পথ বাকির তালিকা: প্রত্যেকের এখনকার বাকি লিখে তালিকাটা সেটিংস › অন্য অ্যাপ বা Excel থেকে আনুন › বাকির তালিকা পেস্ট করুন-এ পেস্ট করুন। প্রতি লাইনে একজন: আগে নাম, তারপর টাকা। “১,২৫,০০০”, “৳2,500” বা “500 টাকা” পড়া যায়; যে অঙ্কের আগে মাইনাস থাকে, সেটা উল্টো দিকে লেখা হয়।

সেভ করার আগে একটা প্রিভিউ দেখবেন: নাম, টাকা আর কে দেবে। এরা গ্রাহক না সাপ্লায়ার, আর বাকির তারিখ কী, তা আপনি বেছে নেন। খাতায় আগে থেকে থাকা নামে আগে থেকেই আছে লেখা থাকে, আর আপনি তার হিসাবে বাকি যোগ করুন বা লাইনটি বাদ দিন। যে লাইন পড়া যায় না, তা আন্দাজে ভরা হয় না, আলাদা তালিকায় দেখা যায়। প্রত্যেকে একটি আগের বাকি এন্ট্রি নিয়ে আসেন, আর একবার আগের মতো করুন চাপলে পুরো তালিকা সরে যায়।

Khatabook থেকে আসছেন? তাদের হেল্প পেজে স্টেটমেন্ট PDF হিসেবে ডাউনলোড হয়, তাই বাকির তালিকাই সহজ পথ: দেখুন Khatabook থেকে Baki Fast-এ।

এক সন্ধ্যায় বদলে ফেলার পরিকল্পনা

সপ্তাহের পর সপ্তাহ দুটো খাতা পাশাপাশি চালানোর চেয়ে দোকান বন্ধের পর এক সন্ধ্যায় বদলে ফেলা অনেক সহজ। পরদিন সকালের প্রথম বিক্রি সরাসরি অ্যাপে।

1. সেটআপ: অ্যাপ ইনস্টল করুন; সাইন-আপ লাগে না। অ্যাপ লক চালু করুন (PIN, মুখ বা আঙুলের ছাপ)।
2. তালিকা: খাতা থেকে গ্রাহকের নাম আর শেষ বাকি লিখে নিন।
3. লেখা: শিট থেকে তালিকা আনুন, অথবা একে একে ব্যালেন্সসহ গ্রাহক যোগ করুন।
4. মেলানো: অ্যাপের মোট পাওনা খাতার মোটের সাথে মিলিয়ে দেখুন।
5. ব্যাকআপ: প্রথম ব্যাকআপ ফাইল বানিয়ে Drive বা ইমেইলে পাঠান।
6. খাতা বন্ধ: শেষ পাতায় তারিখ আর "এরপর অ্যাপে" লিখে রাখুন।

দোকান ফাঁকা থাকলে পহেলা বৈশাখের হালখাতা নতুন খাতা শুরু করার স্বাভাবিক দিন, কিন্তু অপেক্ষা করার দরকার নেই: যেকোনো মাসের শুরুই চলে।

গ্রাহকদের কীভাবে জানাবেন?

তাদের এখনকার বাকিসহ একটা ছোট মেসেজ পাঠান। এতে অঙ্কটা মিলিয়ে নেওয়া হয়, আর এরপর প্রতিটি এন্ট্রির পর যে ছোট মেসেজ পাবেন তার জন্যও তারা তৈরি থাকেন।

কোনো গ্রাহক যদি Baki Fast ব্যবহার করেন, তাকে একটা যৌথ হিসাব-এর আমন্ত্রণ কোড পাঠান, যাতে দুজনেই নিজের ফোনে একই হিসাব দেখেন।

কাগজের খাতাটা কী করবেন?

রেখে দিন। পুরোনো কোনো বিক্রি নিয়ে প্রশ্ন উঠলে বা হিসাবরক্ষক পেছনের হিসাব দেখতে চাইলে খাতাটা হাতের কাছে চাই।

• মলাটে শেষ ব্যবহারের তারিখ লিখে রাখুন।
• শুকনো, নিরাপদ জায়গায় রাখুন, গ্রাহকের চোখের আড়ালে।
• চাইলে দরকারি পাতার ছবি তুলে রাখুন; Pro-তে এন্ট্রিতেও ছবি যোগ করা যায়।