Du cahier de crédit à l’application

Reprendre seulement les soldes, ou tout l’historique ?

Pour la plupart des boutiques, les soldes suffisent. Recopier des années de lignes à la main prend un temps fou, et les anciennes lignes restent de toute façon dans le cahier.

Si votre historique est déjà en lignes datées dans un tableur ou une autre application de carnet de crédit, vous pouvez le reprendre tel quel depuis le fichier. Depuis un cahier papier, commencer par les soldes est presque toujours le bon choix.

Comment saisir les soldes de départ ?

Ajoutez chaque client et saisissez ce qu’il vous doit aujourd’hui en une seule opération, avec la note « solde de départ ». Cette ligne remplace le dernier total de votre cahier.

1. Parcourez le cahier et relevez le dernier solde de chaque client.
2. Ajoutez le client dans l’application, avec son numéro de téléphone pour pouvoir le relancer (avec l’indicatif : +33, +225, +221, +212…).
3. Saisissez le solde comme Vente à crédit avec la note « solde de départ ».
4. Faites pareil pour les fournisseurs à qui vous devez de l’argent.

Avant de saisir un gros solde, vérifiez-le avec le client : « J’ai 45 000 FCFA à votre nom, c’est bien ça ? » Démarrer le nouveau carnet avec des chiffres acceptés évite les disputes plus tard.

Comment importer depuis Excel ou une autre application ?

Baki Fast lit les fichiers Excel (.xlsx) et CSV. Dans Paramètres, choisissez Importer depuis une autre app ou Excel, puis le fichier : l’application reconnaît les colonnes et vous vérifiez le résultat avant que rien ne soit enregistré.

• Un fichier de soldes : une ligne par personne ; le solde du jour devient l’opération de départ.
• Un fichier d’opérations : chaque ligne est une opération datée ; l’historique arrive tel quel.
• Coller : copiez des cellules d’Excel ou de Google Sheets et collez-les directement.
• Depuis une autre application : cherchez Rapports, Exporter ou Excel et téléchargez un fichier .xlsx ou CSV. Les relevés PDF ne peuvent pas être lus.
• Vieux fichiers .xls : ouvrez-les dans Excel et enregistrez-les d’abord en .xlsx ou .csv.

Comment coller une liste de soldes ?

Pas de fichier, ou seulement des relevés PDF ? Le plus rapide est une liste de soldes : notez le solde du jour de chaque personne et collez la liste dans Paramètres › Importer depuis une autre app ou Excel › Coller une liste de soldes. Une personne par ligne : le nom, puis le montant. Si le montant contient des espaces (« 1 250,50 »), mettez « : » entre le nom et le montant ; un montant précédé d’un signe moins va dans l’autre sens.

Avant d’enregistrer, vous voyez un aperçu : nom, montant et qui doit. Vous choisissez clients ou fournisseurs et la date des soldes. Un nom déjà présent dans le carnet est marqué Déjà là, et vous choisissez Ajouter le solde à cette personne ou Ignorer la ligne. Les lignes illisibles sont listées, jamais devinées. Chaque personne arrive avec une seule écriture Report, et un seul Annuler retire toute la liste.

Un plan en une soirée

Changer en une soirée, après la fermeture, est bien plus facile que de tenir deux carnets pendant des semaines. Le lendemain matin, la première vente va directement dans l’application.

1. Installer : installez l’application, sans inscription. Activez le verrouillage (code secret, visage ou empreinte).
2. Relever : notez les noms des clients et leurs derniers soldes à partir du cahier.
3. Saisir : importez la liste depuis un tableur, ou ajoutez les clients un par un avec leur solde.
4. Vérifier : comparez le total dû dans l’application avec le total du cahier.
5. Sauvegarder : touchez Sauvegarder maintenant et envoyez le fichier sur Google Drive ou par e-mail.
6. Fermer le cahier : sur la dernière page, écrivez la date et « suite dans l’application ».

Comment prévenir les clients ?

Envoyez un court message avec leur solde actuel. Il confirme le chiffre et les prépare aux petits mots qu’ils recevront désormais après chaque opération.

Si un client utilise aussi Baki Fast, envoyez-lui un code d’invitation de compte partagé : vous verrez le même compte, chacun sur son téléphone.

Que faire du vieux cahier ?

Gardez-le. Si une question se pose sur une ancienne vente, ou si votre comptable veut revenir en arrière, vous serez content de l’avoir sous la main.

• Écrivez sur la couverture la date de la dernière utilisation.
• Rangez-le au sec et en lieu sûr, hors de la vue des clients.
• Photographiez les pages importantes si vous voulez ; avec Pro, vous pouvez aussi joindre des photos aux opérations.