الانتقال من الدفتر الورقي إلى التطبيق

هل تنقل الأرصدة فقط أم كل التاريخ؟

لأغلب المحلات تكفي الأرصدة المفتوحة. نقل سنوات من السطور باليد يأخذ وقتًا طويلًا، والسطور القديمة موجودة أصلًا في الدفتر.

إذا كان تاريخك موجودًا كسطور مؤرّخة في Excel أو في تطبيق دفتر ديون آخر، فتنقله من الملف كما هو. أما من الورق فالبدء بالأرصدة هو الأذكى دائمًا تقريبًا.

كيف تسجّل الأرصدة الافتتاحية؟

أضف كل زبون وسجّل ما عليه اليوم كقيد واحد بملاحظة «رصيد افتتاحي». هذا القيد يمثّل آخر مجموع في دفترك.

1. مرّ على الدفتر واكتب آخر رصيد لكل زبون.
2. أضف الزبون في التطبيق مع رقم هاتفه لترسل له التذكيرات.
3. سجّل الرصيد كقيد بيع آجل واكتب «رصيد افتتاحي».
4. أضف الموردين الذين لهم عندك بالطريقة نفسها.

قبل تسجيل الأرصدة الكبيرة راجعها مع الزبون: «عندي لك 1,200 جنيه، مطابق؟» البدء بأرقام متفق عليها يمنع الخلاف لاحقًا.

كيف تستورد من Excel أو من تطبيق آخر؟

Baki Fast يقرأ ملفات Excel (.xlsx) وCSV. من الإعدادات اختر استيراد من تطبيق آخر أو من Excel، ثم اختر الملف؛ يتعرّف التطبيق على الأعمدة، وتراجع النتيجة قبل أن يُحفظ أي شيء.

• ملف أرصدة: صف لكل شخص؛ رصيد اليوم يصبح القيد الافتتاحي.
• ملف قيود: كل صف قيد مؤرّخ؛ ينتقل التاريخ كما هو.
• اللصق: انسخ الخلايا من Excel أو Google Sheets والصقها مباشرة.
• من تطبيق آخر: ابحث عن التقارير أو التصدير أو Excel ونزّل ملف .xlsx أو CSV. ملفات PDF لا يمكن قراءتها.
• ملفات .xls القديمة: افتحها في Excel واحفظها بصيغة .xlsx أو .csv أولًا.

كيف تلصق قائمة الأرصدة؟

ليس عندك ملف، أو لا يعطيك التطبيق القديم إلا كشوف PDF؟ أسرع طريق قائمة الأرصدة: دوّن رصيد كل شخص اليوم والصق القائمة في الإعدادات › استيراد من تطبيق آخر أو من Excel › لصق قائمة أرصدة. شخص واحد في كل سطر: الاسم ثم المبلغ. تُقرأ كتابات مثل «1,250.50» و«١٬٢٥٠» و«300 ر.س»، والمبلغ الذي قبله علامة ناقص يُسجَّل في الاتجاه المعاكس.

قبل الحفظ ترى معاينة: الاسم والمبلغ ومن المدين. تختار هل هم عملاء أم موردون وتاريخ الأرصدة. والاسم الموجود في دفترك يظهر عليه موجود مسبقًا، فتختار إضافة الرصيد إليه أو تخطّي السطر. الأسطر التي لا تُقرأ تُعرض في قائمة ولا تُخمَّن. يدخل كل شخص بقيد واحد رصيد مُرحَّل، وزر تراجع واحد يلغي القائمة كلها.

خطة الانتقال في أمسية واحدة

الانتقال في أمسية واحدة بعد إغلاق المحل أسهل بكثير من مسك دفترين معًا لأسابيع. وفي الصباح التالي يدخل أول بيع إلى التطبيق مباشرة.

1. التجهيز: ثبّت التطبيق، بدون تسجيل. شغّل القفل (رقم سري أو الوجه أو البصمة).
2. القائمة: اكتب أسماء الزبائن وآخر أرصدتهم من الدفتر.
3. الإدخال: استورد القائمة من جدول، أو أضف الزبائن واحدًا واحدًا بأرصدتهم.
4. المراجعة: قارن إجمالي الديون في التطبيق بإجمالي الدفتر.
5. النسخة الاحتياطية: اضغط نسخ احتياطي الآن وأرسل الملف إلى Drive أو بريدك.
6. إغلاق الدفتر: في آخر صفحة اكتب التاريخ و«يُكمل في التطبيق».

كيف تخبر زبائنك؟

أرسل رسالة قصيرة فيها رصيدهم الحالي. فهي تؤكد الرقم، وتجهّزهم للرسائل القصيرة التي ستصلهم بعد كل قيد من الآن.

وإذا كان الزبون يستخدم Baki Fast أيضًا، أرسل له رمز دعوة للحساب المشترك لتريا الحساب نفسه كلٌّ على هاتفه.

ماذا تفعل بالدفتر الورقي؟

احتفظ به. إذا ظهر سؤال عن بيع قديم، أو أراد محاسبك أن يرجع للخلف، ستحتاجه قريبًا منك.

• اكتب على الغلاف تاريخ آخر استخدام.
• احفظه في مكان جاف وآمن بعيدًا عن أعين الزبائن.
• صوّر الصفحات المهمة إن أردت؛ ومع Pro يمكنك إرفاق الصور بالقيود أيضًا.