Pindah dari buku bon ke aplikasi

Pindahkan saldo saja, atau seluruh riwayat?

Untuk kebanyakan warung, saldo saja sudah cukup. Menyalin riwayat bertahun-tahun dengan tangan makan waktu lama, dan baris lamanya tetap ada di buku.

Kalau riwayat Anda sudah berupa baris bertanggal di Excel atau aplikasi catat utang lain, bawa saja dari file-nya. Dari buku tulis, mulai dengan saldo hampir selalu pilihan yang lebih masuk akal.

Bagaimana memasukkan saldo awal?

Tambahkan setiap pelanggan dan catat utangnya hari ini sebagai satu catatan dengan keterangan "saldo awal". Catatan itu mewakili total terakhir di buku bon Anda.

1. Buka buku bon dan tulis saldo terakhir setiap pelanggan.
2. Tambahkan pelanggan di aplikasi, dengan nomor HP supaya bisa diingatkan lewat WhatsApp.
3. Catat saldonya sebagai Utang dengan keterangan "saldo awal dari buku bon".
4. Tambahkan pemasok atau agen yang Anda utangi dengan cara yang sama.

Sebelum memasukkan saldo besar, cocokkan dulu dengan pelanggan: "Catatan saya Rp240.000, Bu, sama?" Buku baru yang dimulai dengan angka yang disepakati mencegah ribut di kemudian hari.

Bagaimana impor dari Excel atau aplikasi lain?

Baki Fast membaca file Excel (.xlsx) dan CSV dari Pengaturan › Impor dari aplikasi lain atau Excel. Pilih file-nya, aplikasi mengenali kolomnya, dan Anda memeriksa hasilnya sebelum ada yang disimpan.

• File saldo: satu baris per orang; saldo hari ini jadi catatan awal.
• File catatan: setiap baris adalah catatan bertanggal; riwayatnya ikut pindah apa adanya.
• Tempel: salin sel dari Excel atau Google Sheets lalu tempel langsung.
• Dari aplikasi lain: cari menu Laporan, Ekspor, atau Excel lalu unduh file .xlsx atau CSV. Rekap PDF tidak bisa dibaca.
• File .xls lama: buka di Excel lalu simpan sebagai .xlsx atau .csv dulu.

Bagaimana menempel daftar saldo?

Tidak punya file, atau aplikasi lama hanya memberi rekap PDF? Cara tercepat adalah daftar saldo: catat saldo terakhir setiap orang lalu tempel daftarnya di Pengaturan › Impor dari aplikasi lain atau Excel › Tempel daftar saldo. Satu orang per baris: nama dulu, lalu jumlahnya. Tulisan seperti “1.250.000” dan “Rp 300.000” terbaca; jumlah dengan tanda minus di depan dicatat ke arah sebaliknya.

Sebelum disimpan Anda melihat pratinjau: nama, jumlah, dan siapa yang berutang. Anda memilih pelanggan atau pemasok dan tanggal saldonya. Nama yang sudah ada di buku ditandai Sudah ada, lalu Anda pilih Tambah saldo ke orang itu atau Lewati. Baris yang tidak terbaca ditampilkan dalam daftar, tidak ditebak. Setiap orang masuk dengan satu catatan Saldo awal, dan satu Urungkan membatalkan seluruh daftar.

Rencana pindah dalam satu malam

Pindah dalam satu malam setelah warung tutup jauh lebih mudah daripada memegang dua buku berminggu-minggu. Besok paginya, kasbon pertama langsung masuk aplikasi.

1. Pasang: unduh aplikasinya, tanpa daftar. Nyalakan kunci (PIN, wajah, atau sidik jari).
2. Daftar: tulis nama pelanggan dan saldo terakhirnya dari buku bon.
3. Masukkan: impor daftar dari spreadsheet, atau tambahkan pelanggan satu per satu dengan saldonya.
4. Cocokkan: bandingkan total piutang di aplikasi dengan total di buku.
5. Cadangkan: buat file cadangan pertama dan kirim ke Google Drive atau email Anda.
6. Tutup buku lama: di halaman terakhir tulis tanggalnya dan "lanjut di aplikasi".

Bagaimana memberi tahu pelanggan?

Kirim pesan pendek berisi saldonya hari ini. Pesan ini sekaligus mengonfirmasi angkanya dan menyiapkan pelanggan untuk pesan singkat yang akan ia terima setelah setiap catatan.

Kalau pelanggan juga memakai Baki Fast, kirim kode undangan akun bersama supaya kalian berdua melihat akun yang sama di ponsel masing-masing.

Buku bon kertasnya diapakan?

Simpan. Kalau ada pertanyaan soal belanja lama, atau akuntan ingin melihat ke belakang, Anda akan butuh buku itu.

• Tulis di sampulnya tanggal terakhir dipakai.
• Simpan di tempat kering dan aman, jauh dari pandangan pelanggan.
• Foto halaman penting kalau mau; dengan Pro foto juga bisa dilampirkan ke catatan.