Cách ghi sổ nợ khách hàng

Mỗi lần bán chịu cần ghi những gì?

Ghi đủ năm thứ mỗi lần: ngày, ai lấy hàng, bao nhiêu tiền, lấy món gì và khi nào trả. Có đủ năm thứ đó thì vài tháng sau cũng không ai cãi được, và bạn không phải nhớ nợ trong đầu.

Nếu ghi từng món thấy lâu, ít nhất ghi những món lớn. "Dầu ăn, bột giặt, 5 kg đường" giải quyết thắc mắc nhanh hơn nhiều so với "tạp hóa 640.000đ".

Trong Baki Fast bạn nhập số tiền trên bàn phím số kiểu máy tính. Thêm dòng mặt hàng nếu muốn (số lượng × đơn giá), tổng tự tính. Lần ghi có hạn trả sẽ hiện trong danh sách quá hạn và sắp đến hạn. Xem thêm ở trang sổ ghi nợ.

Ghi tiền khách trả thế nào?

Khách trả lúc nào ghi thành một dòng mới ngay lúc đó; đừng gạch dòng cũ. Như vậy lúc nào cũng xem được ai trả, ngày nào, bao nhiêu.

1. Ghi số tiền đã trả và ngày trả.
2. Ghi cách trả: tiền mặt, chuyển khoản hay quét mã QR.
3. Khách trả một phần thì đừng xóa cả khoản nợ; chỉ trừ đúng số đã trả.
4. Báo khách số còn lại, nói trực tiếp hoặc nhắn một tin ngắn.

Lỗi quen thuộc của sổ giấy là gạch phần đã trả rồi ghi số còn lại chen ở lề. Vài tháng sau không ai đọc nổi trang đó. Trong app, mỗi lần trả là một dòng riêng và số dư tự cập nhật. Ghi xong, bạn gửi khách một tin ngắn qua WhatsApp hoặc SMS (hoặc sao chép sang Zalo): "Bên mình đã nhận thanh toán 500.000đ. Cảm ơn bạn! Số dư còn lại: 1.250.000đ."

Cuối tháng kiểm sổ thế nào?

Mỗi tháng dành ra một ngày để đối chiếu số dư và gửi sao kê cho những ai nợ tăng lên. Một câu trả lời "đúng rồi" của khách là bằng chứng tốt nhất nếu sau này có thắc mắc.

1. Nhìn tổng: Ai nợ tăng lên, ai trả đều?
2. Lọc ra khoản quá hạn: Những khách này được nhắc trước.
3. Gửi sao kê: Chọn kỳ để mọi dòng và số dư nằm gọn trên một trang.
4. Giải quyết chênh lệch ngay: Khách hỏi dòng nào thì làm rõ trong ngày.
5. Đối chiếu với két: Số tiền thu đã ghi có khớp với tiền thực vào không?

Baki Fast gửi sao kê công nợ PDF cho bất kỳ kỳ nào chỉ một chạm. Sổ thu chi và tổng kết ngày cho thấy tiền ghi nợ, tiền thu và tiền thực vào két.

Nên cho mỗi khách nợ tối đa bao nhiêu?

Đặt hạn mức cho từng khách ngay từ đầu; khi số nợ chạm hạn mức, xin khách trả bớt trước khi ghi thêm. Hạn mức bảo vệ bạn và không để nợ của khách vượt quá sức trả của họ.

• Khách mới bắt đầu với hạn mức nhỏ.
• Khách trả đúng hẹn thì nâng hạn mức từ từ.
• Khách bắt đầu trả chậm thì giữ nguyên hạn mức; chưa nâng cho đến khi nợ cũ trả xong.
• Nói rõ hạn mức với khách để không ai bất ngờ.
• Ghi hạn mức vào tài khoản của khách trong Baki Fast: app báo trước khi một lần ghi nợ làm vượt hạn mức.

Nói về quy định, đừng nói về con người. "Tiệm áp dụng cùng một hạn mức cho mọi khách" dễ nghe hơn nhiều so với câu nghe như "tôi không tin chị".

Đọc thêm cách thu nợ nhanh hơn.

Sổ giấy, Excel hay app sổ ghi nợ?

Ít khách thì sổ giấy vẫn ổn. Khách đông dần, app tiết kiệm thật nhiều thời gian cộng sổ, nhắc nợ và làm sao kê. Excel hợp khi ngồi bàn, nhưng khó dùng ở quầy đông khách.

Dùng cách nào thì nguyên tắc vẫn vậy: bán xong ghi ngay, tiền trả ghi dòng riêng, mỗi tháng đối chiếu một lần. Nếu định bỏ sổ giấy, bài chuyển từ sổ giấy sang app hướng dẫn từng bước.

Những lỗi hay gặp khi ghi sổ nợ

• "Để tối ghi": Khoản để dồn tới tối thường bị quên. Bán xong ghi liền.
• Chỉ ghi số tiền: Không có món hàng và ngày thì khi bị hỏi bạn không có gì để đưa ra.
• Gạch xóa khi khách trả: Tiền trả luôn ghi thành dòng riêng.
• Không có hạn trả: Khoản nợ không có ngày trả cứ kéo dài mãi.
• Không bao giờ báo số dư: Khách không biết mình nợ bao nhiêu thì trả chậm và hay bất ngờ.
• Chỉ có một bản: Sổ có thể ướt, điện thoại có thể hỏng. Hãy sao lưu đều đặn.
• Để lộ nợ của khách: Để sổ mở trên quầy hay dán danh sách người nợ làm khách mất mặt và xâm phạm quyền riêng tư.

Baki Fast tự sao lưu trên điện thoại mỗi ngày; bật thêm sao lưu đám mây mã hóa miễn phí, hoặc gửi tệp sao lưu lên Drive, email hay Zalo của chính mình bất cứ lúc nào. Khóa app bằng mã PIN, khuôn mặt hoặc vân tay. Xem sao lưu và bảo mật.