डायरी से ऐप पर कैसे आएँ
सबसे आसान तरीका है: हर ग्राहक का आज का बकाया एक शुरुआती एंट्री के रूप में लिखें और उसके बाद हर नई बिक्री ऐप में। पुरानी डायरी फेंकें नहीं; उसे रिकॉर्ड के तौर पर संभालकर रखें।
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सिर्फ़ बकाया लाएँ या पूरा पुराना हिसाब?
ज़्यादातर दुकानों के लिए सिर्फ़ बकाया काफ़ी है। सालों की लाइनें हाथ से उतारने में बहुत समय लगता है, और पुरानी लाइनें डायरी में वैसे भी रहती हैं।
| तरीका | कब ठीक है | मेहनत |
|---|---|---|
| सिर्फ़ बकाया | काग़ज़ की डायरी, बहुत ग्राहक, पुराने पेज गड़बड़ | एक शाम |
| पूरा हिसाब | तारीख़ वाली एंट्री पहले से Excel या किसी दूसरे ऐप में हों | फ़ाइल तैयार हो तो जल्दी |
| मिला-जुला | बड़े खातों का पूरा हिसाब, बाकी का सिर्फ़ बकाया | बीच का |
अगर पुराना हिसाब Excel या किसी दूसरे उधार खाता ऐप में तारीख़ वाली लाइनों में है, तो फ़ाइल से वैसे ही ला सकते हैं। काग़ज़ से आ रहे हैं, तो बकाया से शुरू करना लगभग हमेशा समझदारी है।
शुरुआती बकाया कैसे लिखें?
हर ग्राहक को जोड़ें और आज का बकाया एक उधार दिया एंट्री के रूप में लिखें, नोट में “पुरानी डायरी से”। यही एंट्री आपकी डायरी के आख़िरी जोड़ की जगह लेती है।
- डायरी देखकर हर ग्राहक का आख़िरी बकाया लिख लें।
- ऐप में ग्राहक जोड़ें, मोबाइल नंबर के साथ ताकि रिमाइंडर भेज सकें।
- बकाया उधार दिया के रूप में लिखें और नोट डालें “पुरानी डायरी से”।
- जिन सप्लायरों के पैसे देने हैं, उन्हें भी ऐसे ही जोड़ें।
बड़े बकाया लिखने से पहले ग्राहक से एक बार मिला लें: “मेरे पास आपके ₹2,400 लिखे हैं, आपके हिसाब से भी यही है?” नई बही मानी हुई रकम से शुरू हो, तो बाद में बहस नहीं होती।
Excel या दूसरे ऐप से कैसे लाएँ?
Baki Fast Excel (.xlsx) और CSV फ़ाइल पढ़ता है। सेटिंग में दूसरे ऐप या Excel से लाएँ खोलें, फ़ाइल चुनें; ऐप कॉलम पहचान लेता है, और कुछ भी सेव होने से पहले आप नतीजा देख लेते हैं।
- बकाया वाली फ़ाइल: हर व्यक्ति की एक लाइन; आज का बकाया शुरुआती एंट्री बन जाता है।
- एंट्री वाली फ़ाइल: हर लाइन एक तारीख़ वाली एंट्री; पूरा हिसाब वैसे ही आ जाता है।
- चिपकाएँ: Excel या Google Sheets से सेल कॉपी करके सीधे चिपका दें।
- दूसरे उधार खाता ऐप से: उसमें रिपोर्ट, एक्सपोर्ट या Excel ढूँढें और .xlsx या CSV फ़ाइल निकालें। PDF स्टेटमेंट नहीं पढ़े जा सकते।
- पुरानी .xls फ़ाइल: पहले Excel में खोलकर .xlsx या .csv में सेव करें।
बकाया की सूची कैसे पेस्ट करें?
फ़ाइल नहीं है, या पुराना ऐप सिर्फ़ PDF स्टेटमेंट देता है? सबसे जल्दी का रास्ता बकाया की सूची है: हर व्यक्ति का अभी का बकाया लिखें और सूची को सेटिंग › दूसरे ऐप या Excel से लाएँ › बकाया की सूची पेस्ट करें में पेस्ट करें। हर लाइन में एक व्यक्ति: पहले नाम, फिर रकम। “1,25,000”, “₹1,250” और “Rs. 500/-” जैसे तरीक़े पढ़े जाते हैं; जिस रकम से पहले माइनस हो, वह उल्टी तरफ़ लिखी जाती है।
रमेश 1,250 सुरेश: 300.50 मोहन - ₹1,25,000 शर्मा होलसेल −4,000
सेव करने से पहले एक झलक दिखती है: नाम, रकम और कौन देगा। आप चुनते हैं कि ये ग्राहक हैं या सप्लायर, और बकाया की तारीख़ क्या है। बही में पहले से मौजूद नाम पर पहले से है लिखा आता है, और आप उसका बकाया जोड़ें या उस लाइन को छोड़ें। जो लाइन पढ़ी न जा सके, वह अंदाज़े से नहीं भरी जाती, अलग सूची में दिखती है। हर व्यक्ति एक पिछला बकाया एंट्री के साथ आता है, और एक बार पहले जैसा करें दबाने से पूरी सूची हट जाती है।
Khatabook या OkCredit से आ रहे हैं? उनके अपने पेज स्टेटमेंट PDF डाउनलोड बताते हैं, इसलिए बकाया की सूची ही रास्ता है: देखें Khatabook से Baki Fast पर और OkCredit से Baki Fast पर।
एक शाम में बदलने का प्लान
दुकान बंद होने के बाद एक शाम में बदल लेना, हफ़्तों तक दो बही साथ चलाने से कहीं आसान है। अगली सुबह पहली बिक्री सीधे ऐप में जाती है।
- तैयारी: ऐप इंस्टॉल करें; रजिस्ट्रेशन नहीं चाहिए। ऐप लॉक (PIN, फ़ेस या फ़िंगरप्रिंट) चालू करें।
- लिस्ट: डायरी से ग्राहकों के नाम और आख़िरी बकाया लिख लें।
- एंट्री: लिस्ट Excel से इंपोर्ट करें, या ग्राहक एक-एक करके बकाया के साथ जोड़ें।
- मिलान: ऐप का कुल बकाया डायरी के कुल से मिलाएँ।
- बैकअप: अभी बैकअप लें से पहली बैकअप फ़ाइल बनाएँ और Drive या ईमेल पर भेजें।
- डायरी बंद: आख़िरी पेज पर तारीख़ और “आगे ऐप में” लिख दें।
ग्राहकों को कैसे बताएँ?
एक छोटा मैसेज भेजें जिसमें उनका आज का बकाया हो। इससे रकम पक्की होती है और ग्राहक जान लेते हैं कि आगे हर एंट्री के बाद उन्हें छोटा मैसेज आएगा।
नमस्ते [नाम] जी, हमने अपनी उधार बही अब फ़ोन पर कर ली है। आगे से हर ख़रीद या भुगतान के बाद आपको एक छोटा मैसेज आएगा। आज की तारीख़ में आपका बकाया [रकम] है। आपके हिसाब से अलग हो तो बता दीजिए। [दुकान]
ग्राहक भी Baki Fast चलाता हो, तो उसे साझा खाता का आमंत्रण कोड भेजें, ताकि दोनों अपने-अपने फ़ोन पर एक ही खाता देखें।
पुरानी डायरी का क्या करें?
संभालकर रखें। किसी पुरानी बिक्री पर सवाल उठे या आपका CA पीछे का हिसाब देखना चाहे, तो डायरी हाथ के पास होनी चाहिए।
- कवर पर आख़िरी इस्तेमाल की तारीख़ लिखें।
- सूखी, सुरक्षित जगह रखें, ग्राहकों की नज़र से दूर।
- चाहें तो ज़रूरी पेजों की फ़ोटो ले लें; Pro में एंट्री के साथ फ़ोटो भी लगा सकते हैं।
बदलाव के बाद रोज़ की आदत कैसी हो, यह बही खाता कैसे रखें में है।
सवाल-जवाब
क्या बदलने के लिए इंटरनेट चाहिए?
नहीं। Baki Fast बिना इंटरनेट चलता है: ग्राहक जोड़ना, बकाया लिखना और फ़ाइल इंपोर्ट करना बिना नेट के होता है। सिर्फ़ WhatsApp मैसेज और वैकल्पिक क्लाउड के लिए इंटरनेट चाहिए।
क्या दूसरे उधार खाता ऐप से डेटा ला सकते हैं?
हाँ। अगर पुराना ऐप Excel या CSV फ़ाइल निकाल सकता है, तो Baki Fast में फ़ाइल चुनें, कॉलम जाँचें और इंपोर्ट करें। अगर सिर्फ़ PDF मिलती है, तो वहाँ से बकाया देखकर बकाया की सूची पेस्ट करें से हर लाइन में एक व्यक्ति पेस्ट करें; PDF फ़ाइल नहीं पढ़ी जा सकती।
ग़लत इंपोर्ट हो जाए तो?
कुछ भी सेव होने से पहले नतीजा स्क्रीन पर दिखता है, तो पहले ही ठीक कर सकते हैं। फिर भी बदलाव से पहले और बाद में बैकअप फ़ाइल बनाना अच्छी आदत है।
क्या कंप्यूटर पर चला सकते हैं?
हाँ, वेब ऐप ब्राउज़र में चलता है। एक ही बही फ़ोन और कंप्यूटर पर साथ चलानी हो, तो Pro का एंड-टू-एंड एन्क्रिप्टेड क्लाउड चाहिए।