Do caderno de fiado para o app
O jeito mais fácil de mudar é lançar o saldo atual de cada cliente como saldo inicial e, dali em diante, anotar todo fiado novo no app. Não jogue o caderno fora; guarde como arquivo.
Atualizado:
Passar só os saldos ou o histórico inteiro?
Para a maioria das lojas, os saldos bastam. Copiar anos de linhas à mão leva muito tempo, e as linhas antigas continuam lá no caderno.
| Jeito | Bom quando | Trabalho |
|---|---|---|
| Só os saldos | Caderno de papel, muitos clientes, páginas antigas bagunçadas | Uma noite |
| Histórico inteiro | Você já tem lançamentos com data numa planilha ou em outro app | Rápido, se o arquivo estiver pronto |
| Misto | Histórico para as contas grandes, saldo para as outras | No meio-termo |
Se o histórico já está em linhas com data numa planilha ou em outro app de fiado, dá para trazer pelo arquivo do jeito que está. Vindo do papel, começar pelos saldos é quase sempre a melhor escolha.
Como lançar o saldo inicial?
Cadastre cada cliente e lance o que ele deve hoje como um único fiado, com a observação "saldo do caderno". Esse lançamento representa o último total do seu caderno.
- Passe pelo caderno e anote o último saldo de cada cliente.
- Cadastre o cliente no app, com o celular, para poder mandar lembrete.
- Lance o saldo como Fiado e escreva "saldo do caderno" na observação.
- Faça o mesmo com os fornecedores a quem você deve.
Antes de lançar os saldos grandes, confira com o cliente: "Aqui está R$ 240,00 para a senhora, confere?" Começar a caderneta nova com números combinados evita briga depois.
Como importar do Excel ou de outro app?
O Baki Fast lê arquivos Excel (.xlsx) e CSV. Em Configurações, toque em Importar de outro app ou do Excel e escolha o arquivo; o app reconhece as colunas e você confere o resultado antes de qualquer coisa ser salva.
- Arquivo de saldos: uma linha por pessoa; o saldo de hoje vira o lançamento inicial.
- Arquivo de lançamentos: cada linha é um lançamento com data; o histórico vem como está.
- Colar: copie as células do Excel ou do Planilhas Google e cole direto.
- De outro app: procure Relatórios, Exportar ou Excel e baixe um arquivo .xlsx ou CSV. Extrato em PDF não dá para ler.
- Arquivo .xls antigo: abra no Excel e salve como .xlsx ou .csv antes.
Como colar uma lista de saldos?
Não tem arquivo, ou o app antigo só dá extrato em PDF? O caminho mais rápido é uma lista de saldos: anote o saldo de hoje de cada pessoa e cole a lista em Configurações › Importar de outro app ou do Excel › Colar uma lista de saldos. Uma pessoa por linha: primeiro o nome, depois o valor. Valores como “1.250,50”, “300,5” e “R$ 2.500” são lidos; um valor com sinal de menos na frente é lançado ao contrário.
João Silva 1.250 Maria: 300,50 José - R$ 2.500 Atacado do Bairro -4.000
Antes de salvar você vê uma prévia: nome, valor e quem deve. Você escolhe se são clientes ou fornecedores e a data dos saldos. Um nome que já está no livro aparece como Já existe, e você escolhe Adicionar o saldo a essa pessoa ou Pular. Linhas que não dá para ler aparecem numa lista, nunca são adivinhadas. Cada pessoa entra com um único lançamento de Saldo anterior, e um só Desfazer tira a lista inteira.
Um plano para mudar numa noite
Mudar numa noite, depois de fechar a loja, é muito mais fácil do que manter duas cadernetas por semanas. Na manhã seguinte, o primeiro fiado já vai direto para o app.
- Prepare: instale o app; não precisa de cadastro. Ative o bloqueio (PIN, rosto ou digital).
- Liste: anote do caderno os nomes e os últimos saldos.
- Lance: importe a lista de uma planilha ou cadastre os clientes um a um com o saldo.
- Confira: compare o total a receber no app com o total do caderno.
- Faça a cópia: gere o primeiro arquivo de backup e mande para o Drive ou para o seu e-mail.
- Feche o caderno: na última página, escreva a data e "continua no app".
Como avisar os clientes?
Mande uma mensagem curta com o saldo atual. Ela confirma o número e já prepara o cliente para os avisos que ele vai receber depois de cada compra ou pagamento.
Oi, [Nome], passamos a nossa caderneta de fiado para o celular. A partir de agora você vai receber um aviso curto depois de cada compra ou pagamento. Hoje o seu saldo está em [Valor]. Se não bater com as suas contas, me avisa, por favor. [Loja]
Se o cliente também usa o Baki Fast, mande para ele um código de conta compartilhada, e os dois passam a ver a mesma conta no próprio celular.
O que fazer com o caderno de papel?
Guarde. Se surgir uma dúvida sobre uma venda antiga, ou se o contador quiser olhar para trás, você vai querer o caderno por perto.
- Escreva na capa a data em que ele foi usado pela última vez.
- Guarde num lugar seco e seguro, longe da vista dos clientes.
- Se quiser, fotografe as páginas mais importantes; com o Pro, dá para anexar fotos aos lançamentos também.
Perguntas frequentes
Preciso de internet para mudar?
Não. O Baki Fast funciona offline: cadastrar clientes, lançar saldos e importar arquivos não precisam de conexão. Só o envio pelo WhatsApp e a nuvem opcional usam internet.
Dá para trazer os dados de outro app de fiado?
Dá. Se o app antigo exportar um arquivo Excel ou CSV, escolha o arquivo no Baki Fast, confira as colunas e importe. Se ele só der PDF, leia os saldos lá e cole com Colar uma lista de saldos, uma pessoa por linha; PDF não dá para ler.
E se eu importar alguma coisa errada?
Você vê o resultado na tela antes de salvar, então dá para corrigir antes. Mesmo assim, fazer um arquivo de backup antes e depois da mudança é um bom hábito.
Posso usar no computador?
Pode. O app na web roda no navegador. Para usar a mesma caderneta no celular e no computador ao mesmo tempo, você precisa da nuvem com criptografia de ponta a ponta do Pro.