ย้ายจากสมุดกระดาษมาใช้แอป

ย้ายแค่ยอดค้าง หรือย้ายประวัติทั้งหมด?

ร้านส่วนใหญ่ย้ายแค่ยอดค้างก็พอ การลอกรายการหลายปีด้วยมือใช้เวลามาก และบรรทัดเก่าก็ยังอยู่ในสมุด

ถ้าประวัติอยู่เป็นแถวพร้อมวันที่ใน Excel หรือแอปจดหนี้อื่นแล้ว นำเข้าจากไฟล์ได้เลย ถ้ามาจากสมุดกระดาษ เริ่มจากยอดค้างเกือบทุกครั้งเป็นทางที่ฉลาดกว่า

ใส่ยอดยกมาอย่างไร?

เพิ่มลูกค้าแต่ละคน แล้วจดยอดที่ค้างวันนี้เป็นรายการเดียว พร้อมหมายเหตุ "ยอดยกมาจากสมุด" รายการนี้แทนยอดรวมล่าสุดในสมุดของคุณ

1. ไล่ดูสมุดแล้วจดยอดล่าสุดของลูกค้าแต่ละคน
2. แตะ เพิ่มลูกค้า ในแอป ใส่เบอร์โทรด้วยจะได้ส่งข้อความเตือนได้
3. จดยอดเป็น ขายเชื่อ พร้อมหมายเหตุ "ยอดยกมา"
4. เพิ่มซัพพลายเออร์ที่คุณค้างเงินด้วยวิธีเดียวกัน

ก่อนใส่ยอดใหญ่ ถามลูกค้าก่อน: "ในสมุดป้าค้างอยู่ ฿2,400 นะคะ ตรงกับที่ป้าจดไว้ไหม" เริ่มสมุดใหม่ด้วยตัวเลขที่ตกลงกันแล้ว กันการเถียงทีหลังได้

นำเข้าจาก Excel หรือแอปอื่นอย่างไร?

Baki Fast อ่านไฟล์ Excel (.xlsx) และ CSV ได้ ไปที่ ตั้งค่า › นำเข้าจากแอปอื่นหรือ Excel เลือกไฟล์ แอปจะจับคอลัมน์ให้ และคุณตรวจผลก่อนบันทึก

• ไฟล์ยอดค้าง: หนึ่งแถวต่อหนึ่งคน ยอดวันนี้กลายเป็นยอดยกมา
• ไฟล์รายการ: แต่ละแถวเป็นรายการพร้อมวันที่ ประวัติมาครบตามไฟล์
• วาง: คัดลอกเซลล์จาก Excel หรือ Google Sheets แล้ววางได้เลย
• จากแอปอื่น: หาเมนู รายงาน ส่งออก หรือ Excel แล้วดาวน์โหลดไฟล์ .xlsx หรือ CSV ใบแจ้งยอด PDF อ่านไม่ได้
• ไฟล์ .xls รุ่นเก่า: เปิดใน Excel แล้วบันทึกเป็น .xlsx หรือ .csv ก่อน

วางรายการยอดค้างอย่างไร?

ไม่มีไฟล์ หรือแอปเดิมให้แค่ใบแจ้งยอด PDF? ทางที่เร็วที่สุดคือรายการยอดค้าง: จดยอดปัจจุบันของแต่ละคน แล้ววางรายการใน ตั้งค่า › นำเข้าจากแอปอื่นหรือ Excel › วางรายการยอดค้าง บรรทัดละหนึ่งคน ชื่อก่อนแล้วตามด้วยจำนวนเงิน อ่านรูปแบบอย่าง “1,250.50” “฿500” หรือ “500 บาท” ได้ จำนวนที่มีเครื่องหมายลบนำหน้าจะบันทึกในทิศตรงข้าม

ก่อนบันทึกจะเห็นตัวอย่าง: ชื่อ จำนวนเงิน และใครค้าง คุณเลือกได้ว่าเป็นลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ และวันที่ของยอด ชื่อที่มีอยู่ในสมุดแล้วจะขึ้นว่า มีอยู่แล้ว แล้วคุณเลือก เพิ่ม ยอดให้คนนั้นหรือ ข้าม บรรทัดที่อ่านไม่ได้จะแสดงเป็นรายการ ไม่มีการเดา แต่ละคนเข้ามาพร้อมรายการ ยอดยกมา หนึ่งรายการ และกด เลิกทำ ครั้งเดียวก็ยกเลิกทั้งรายการ

แผนเปลี่ยนในหนึ่งเย็น

เปลี่ยนให้เสร็จในเย็นเดียวหลังปิดร้าน ง่ายกว่าจดสองสมุดคู่กันเป็นสัปดาห์มาก เช้าวันรุ่งขึ้น ขายเชื่อรายการแรกก็จดในแอปเลย

1. ติดตั้ง: ติดตั้งแอป ไม่ต้องสมัคร เปิด ล็อกแอป (PIN ใบหน้า หรือลายนิ้วมือ)
2. ทำรายชื่อ: จดชื่อลูกค้าและยอดล่าสุดจากสมุด
3. ใส่ข้อมูล: นำเข้ารายชื่อจากตาราง หรือเพิ่มลูกค้าทีละคนพร้อมยอด
4. ตรวจ: เทียบยอดค้างรวมในแอปกับยอดรวมในสมุด
5. สำรอง: แตะ สำรองข้อมูลตอนนี้ แล้วส่งไฟล์ไป Google Drive หรืออีเมล
6. ปิดสมุด: หน้าสุดท้ายเขียนวันที่และ "จดต่อในแอป"

บอกลูกค้าอย่างไร?

ส่งข้อความสั้น ๆ พร้อมยอดค้างปัจจุบัน เป็นการยืนยันตัวเลขไปในตัว และบอกให้รู้ว่าต่อจากนี้จะได้ข้อความสั้น ๆ หลังทุกรายการ

ถ้าลูกค้าใช้ Baki Fast ด้วย ส่งรหัสเชิญ บัญชีร่วม ให้ ทั้งสองฝ่ายจะเห็นบัญชีเดียวกันในโทรศัพท์ของตัวเอง

สมุดกระดาษเล่มเก่าควรทำอย่างไร?

เก็บไว้ ถ้ามีคำถามเรื่องการขายเก่า หรือนักบัญชีอยากดูย้อนหลัง คุณจะอยากให้มันอยู่ใกล้มือ

• เขียนวันที่ใช้ครั้งสุดท้ายไว้ที่ปก
• เก็บไว้ในที่แห้งและปลอดภัย พ้นสายตาลูกค้า
• ถ่ายรูปหน้าสำคัญไว้ก็ได้ กับ Pro แนบรูปในรายการได้ด้วย