Del cuaderno a la app

¿Paso solo los saldos o toda la historia?

Para la mayoría de las tiendas, con los saldos basta. Copiar a mano años de renglones lleva mucho tiempo, y los renglones viejos siguen en el cuaderno.

Si tu historia ya está en renglones con fecha en Excel o en otra app de fiados, la traes del archivo tal cual. Desde el papel, empezar con los saldos casi siempre es lo más inteligente.

¿Cómo anoto los saldos iniciales?

Agrega a cada cliente y anota lo que debe hoy como un solo fiado con la nota "saldo del cuaderno". Ese movimiento representa el último total de tu cuaderno.

1. Recorre el cuaderno y haz una lista con el último saldo de cada cliente.
2. Agrega al cliente en la app con su teléfono, para poder mandarle recordatorios.
3. Anota el saldo como Fiado con la nota "saldo del cuaderno".
4. Agrega de la misma manera a los proveedores a los que les debes.

Antes de pasar los saldos grandes, confírmalos con el cliente: "Don Ramón, en el cuaderno tengo $2,400, ¿le cuadra?" Empezar la libreta nueva con cifras acordadas evita pleitos después.

¿Cómo importo desde Excel o desde otra app?

Baki Fast lee archivos de Excel (.xlsx) y CSV. En Configuración › Importar de otra app o de Excel eliges el archivo, la app reconoce las columnas y tú revisas el resultado antes de guardar nada.

• Un archivo de saldos: un renglón por persona; el saldo de hoy queda como movimiento inicial.
• Un archivo de movimientos: cada renglón es un movimiento con fecha; la historia llega completa.
• Pegar: copia celdas de Excel o de Google Sheets y pégalas directo.
• Desde otra app: busca Reportes, Exportar o Excel y descarga un archivo .xlsx o CSV. Los estados de cuenta en PDF no se pueden leer.
• Archivos .xls viejos: ábrelos en Excel y guárdalos antes como .xlsx o .csv.

¿Cómo pego una lista de saldos?

¿No tienes archivo, o la app anterior solo da estados de cuenta en PDF? Lo más rápido es una lista de saldos: anota el saldo de hoy de cada persona y pega la lista en Configuración › Importar de otra app o de Excel › Pegar una lista de saldos. Una persona por línea: primero el nombre, luego el monto. Se entienden “1,250.50”, “1.250,50” y “$2,500”; un monto con un signo menos delante se anota al revés.

Antes de guardar ves una vista previa: nombre, monto y quién debe. Eliges si son clientes o proveedores y la fecha de los saldos. Un nombre que ya está en tu libro sale como Ya existe, y tú decides Añadir el saldo a esa persona u Omitir la línea. Las líneas que no se pueden leer se listan, nunca se adivinan. Cada persona llega con un solo movimiento de Saldo anterior, y un solo Deshacer quita toda la lista.

Con Pro, el asistente Baki también prepara movimientos con la foto de una hoja escrita a mano; antes de guardar, tú revisas y confirmas cada uno.

Un plan de una tarde

Cambiarte en una sola tarde, después de cerrar, es mucho más fácil que llevar dos libretas por semanas. A la mañana siguiente, el primer fiado ya va directo a la app.

1. Prepara: instala la app; no hace falta registrarse. Activa el bloqueo (PIN, rostro o huella).
2. Haz la lista: apunta los nombres y los últimos saldos del cuaderno.
3. Captura: importa la lista desde una hoja de cálculo o agrega a los clientes uno por uno con su saldo.
4. Revisa: compara el total Por cobrar de la app con el total del cuaderno.
5. Respalda: con Respaldar ahora haz tu primer archivo de respaldo y mándalo a Drive o a tu correo.
6. Cierra el cuaderno: en la última hoja escribe la fecha y "sigue en la app".

¿Cómo les aviso a mis clientes?

Manda un mensaje corto que diga su saldo de hoy. Así confirmas la cifra y el cliente ya sabe que de ahora en adelante le llegará un aviso después de cada compra o abono.

Si un cliente también usa Baki Fast, mándale un código de invitación de cuenta compartida para que los dos vean la misma cuenta en su teléfono.

¿Qué hago con el cuaderno de papel?

Guárdalo. Si surge una duda de una venta vieja o tu contador quiere revisar algo, lo vas a querer tener a la mano.

• Escribe en la portada la fecha en que lo dejaste de usar.
• Guárdalo en un lugar seco y seguro, lejos de la vista de los clientes.
• Si quieres, toma fotos de las hojas importantes; con Pro también puedes agregar fotos a los movimientos.