Catatan piutang untuk agen sembako dan grosir
Di grosir, pelanggan Anda adalah warung yang kulakan dengan tempo dan menyetor sebagian setiap minggu, sementara Anda sendiri punya utang ke distributor. Baki Fast memegang kedua sisi itu di satu buku: piutang ke warung dan utang ke pemasok.
Diperbarui:
Bagaimana tempo di grosir berjalan?
Pemilik warung datang atau pesan lewat WhatsApp: beras dua karung, minyak goreng satu dus, gula, terigu, mi instan. Barang diantar, bayarnya tempo satu atau dua minggu, atau disetor sebagian setiap kali kulakan lagi. Satu warung bisa punya beberapa nota terbuka sekaligus.
Di sisi lain, Anda kulakan ke distributor atau pabrik dengan tempo juga. Kalau warung telat menyetor, Anda yang telat membayar distributor. Jadi piutang dan utang harus terlihat bersamaan.
Di mana catatannya sering kacau?
- Nota menumpuk: beberapa pengiriman belum lunas, setoran datang tanpa keterangan nota yang mana.
- Sopir atau sales yang menerima uang: setoran dicatat di kertas lain dan tidak sampai ke buku.
- Harga berubah: barang yang sama dikirim dengan harga berbeda minggu ke minggu, lalu pelanggan mempertanyakan totalnya.
- Utang ke distributor terlupa: fokus menagih, jatuh tempo ke pemasok sendiri terlewat.
Menyiapkan buku grosir di Baki Fast
- Tambahkan setiap warung sebagai pelanggan, dengan nomor HP pemiliknya.
- Setiap pengiriman dicatat sebagai Utang dengan baris Barang: "2 × beras 25 kg", "1 × minyak goreng dus". Harga hari itu tersimpan di catatannya.
- Pasang Jatuh tempo sesuai tempo yang disepakati, misalnya 14 hari. Yang telat masuk daftar lewat jatuh tempo.
- Setiap setoran dicatat sebagai Pembayaran; tulis di catatan nota mana yang dibayar kalau perlu.
- Tambahkan distributor sebagai pemasok: barang yang Anda terima dicatat sebagai Pembelian, transfer Anda sebagai Pembayaran utang.
- Akhir bulan, kirim rekap utang PDF ke setiap warung. Dengan Pro, logo dan rekening Anda tercetak di atasnya.
Kalau ada karyawan atau sales yang juga mencatat, Pro membuka buku yang sama di ponsel kedua atau komputer lewat cloud terenkripsi.
Pesan tagihan untuk warung langganan
Halo Pak Budi, ini dari Agen Sembako Makmur. Sampai hari ini ada dua kiriman yang belum lunas, totalnya Rp2.450.000. Rekapnya saya lampirkan. Mohon disetor sebelum Sabtu, bisa tunai ke sopir atau transfer. Terima kasih, Pak.
Kalau warung langganan juga memakai Baki Fast, buka akun bersama: kiriman yang Anda catat muncul di buku mereka sebagai utang ke Anda, dan setoran yang mereka catat muncul di buku Anda. Tidak perlu cocok-cocokan nota lagi.
Pertanyaan
Bisa menerbitkan faktur untuk pelanggan grosir?
Tidak: Baki Fast bukan software akuntansi resmi dan tidak menerbitkan faktur atau e-Faktur, jadi untuk itu tetap pakai sistem Anda. Baki Fast mencatat siapa berutang apa; baca juga aturan jual dengan kasbon.
Bisa memisahkan setoran tunai dan transfer?
Dengan Pro, tambahkan akun bank di samping kas; pembayaran transfer dicatat ke sana, tunai ke laci. Lihat buku kas.
Bagaimana kalau warung mau bayar sebagian?
Catat setorannya sebagai pembayaran; saldo langsung berkurang dan sisanya bisa dikirim lewat pesan. Utang besar juga bisa dibagi jadi cicilan dengan jatuh tempo masing-masing.