Cuentas por cobrar para distribuidora y mayorista
Una distribuidora vive de dar crédito: le dejas mercancía a la tiendita hoy y la cobras en la siguiente visita o a 15 días. Baki Fast lleva las cuentas por cobrar de cada tienda con sus pedidos, sus abonos y su límite, y te deja mandar el estado de cuenta antes de pasar a cobrar.
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¿Cómo funciona el crédito en una distribuidora?
El vendedor o el repartidor recorre la ruta: abarrotes, misceláneas, minisúpers, cremerías. Deja refrescos, botanas, abarrotes, productos de limpieza o lo que distribuyas, y cobra el pedido anterior. Muchos tenderos pagan "uno atrás": liquidan el pedido pasado cuando reciben el nuevo. Otros tienen plazo de 7, 15 o 30 días.
Con decenas de tiendas por ruta, los montos son más grandes y las cuentas más largas que en un mostrador. Un error en un pedido se arrastra semana tras semana si nadie lo ve.
¿Qué suele salir mal?
- Notas sueltas: cada repartidor trae su talonario y en la oficina nadie sabe el saldo real de cada tienda hasta el viernes.
- El tendero no está de acuerdo: "eso ya se lo pagué al otro muchacho", y no hay cómo comprobarlo rápido.
- Clientes que se pasan: una tienda que paga tarde sigue recibiendo pedidos porque nadie revisó su saldo.
- Tus propios plazos: a ti también te dan crédito la embotelladora o el fabricante; si cobras tarde, pagas tarde.
¿Cómo se arma la cartera de clientes en Baki Fast?
- Agrega cada tienda como Cliente con el nombre del negocio y del dueño, por ejemplo "Miscelánea La Güera – Doña Rosa", y su teléfono.
- Anota cada pedido como Fiado con Artículos y ponle Vencimiento según su plazo: 7, 15 o 30 días.
- Ponle a cada tienda un Límite de fiado. Si el pedido nuevo lo rebasa, la app te avisa y pides un abono antes de dejar más mercancía.
- Antes de salir a ruta, revisa Vencidos en Reportes y, con Pro, usa Recordar uno por uno para avisarle a cada tienda que vas a pasar.
- Si tus vendedores anotan en sus propios teléfonos, la nube de Pro abre la misma libreta en varios dispositivos.
- Agrega a tus fabricantes como Proveedor para ver en la misma pantalla lo Por cobrar y lo Por pagar.
¿Qué aviso mandar antes de pasar a cobrar?
Buen día, Doña Rosa. Le escribe Daniel, de Distribuidora Del Valle. Mañana pasamos por su tienda: del pedido del 20 de octubre quedan $6,380, con vencimiento el 4 de noviembre. Le mando el estado de cuenta con el detalle. Si prefiere transferir, abajo van nuestros datos. ¡Gracias por su confianza! Datos de pago: <tus datos de pago>
¿Sirven las cuentas compartidas con los tenderos?
Si el tendero también usa Baki Fast, abre una cuenta compartida: tus pedidos le aparecen como lo que debe y sus abonos te aparecen a ti. Los dos ven el mismo saldo, y el "eso ya lo pagué" se aclara en un momento. La versión gratis tiene 2 cuentas compartidas a la vez; Pro, las que quieras.
Manda el estado de cuenta en PDF un día antes de la visita. El tendero tiene tiempo de revisarlo y de juntar el dinero, y el cobro en ruta sale más rápido.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener una libreta por cada ruta o bodega?
Con Pro puedes tener varias libretas, por ejemplo una por ruta o por bodega. La versión gratis tiene una libreta con clientes ilimitados.
¿Baki Fast reemplaza mi sistema de facturación?
No: no emite facturas ni lleva inventario, solo lo que cada tienda te debe y lo que tú debes a tus proveedores. Todo se exporta a Excel para tu contador.
¿Cómo veo qué tiendas me deben más?
Ordena la libreta por monto o por la deuda más antigua, o filtra a los vencidos. Con Pro tienes además la antigüedad de las deudas y reportes por rango de fechas.