Comment tenir un carnet de crédit

Que noter à chaque vente à crédit ?

Cinq choses, à chaque fois : la date, qui a pris la marchandise, combien, quoi, et quand il paiera. Avec ces cinq informations, personne ne peut discuter le compte des mois plus tard, et vous n’avez plus besoin de garder les dettes en tête.

Si tout détailler vous semble long, notez au moins les gros articles. « Huile, lessive, 5 kg de farine » règle une question bien plus vite que « courses 32,00 € ».

Dans Baki Fast, vous tapez le montant sur un clavier calculatrice. Ajoutez des lignes d’articles si vous voulez (quantité × prix) et le total se fait tout seul. Les opérations avec échéance apparaissent dans les listes « en retard » et « à venir ». Plus de détails sur la page suivi des crédits clients.

Comment noter un paiement ?

Notez chaque paiement sur une nouvelle ligne au moment où il arrive ; ne barrez jamais l’ancienne ligne. Vous voyez ainsi toujours qui a payé, quand et combien.

1. Notez le montant payé et la date.
2. Notez comment il a été payé : espèces, carte, virement ou mobile money.
3. Pour un acompte, n’effacez pas la dette : retirez seulement ce qui a été payé.
4. Dites au client ce qui reste, de vive voix ou par un petit message.

Le grand défaut du cahier, c’est de rayer ce qui est payé et de serrer le reste dans la marge. Après quelques mois, la page est illisible. Dans une application, chaque paiement est une ligne et le solde se met à jour seul. Après l’opération, vous pouvez envoyer un mot sur WhatsApp ou par SMS : « Paiement de 5 000 FCFA reçu aujourd’hui, il reste 12 500 FCFA. »

Comment vérifier le carnet en fin de mois ?

Gardez un jour par mois pour vérifier les soldes et envoyer un relevé à ceux dont le compte a grossi. Un client qui répond « oui, c’est bon » vous donne la meilleure preuve possible si une question se pose plus tard.

1. Regardez les totaux : quel solde a grossi, qui paie régulièrement ?
2. Sortez les comptes en retard : ce sont eux qui reçoivent une relance en premier.
3. Envoyez les relevés : choisissez la période pour que toutes les lignes et le solde tiennent sur une page.
4. Réglez les écarts tout de suite : si un client conteste une ligne, voyez-le le jour même.
5. Comparez avec la caisse : les paiements notés correspondent-ils à l’argent rentré ?

Baki Fast partage un relevé de compte en PDF pour n’importe quelle période en un geste. Le cahier de caisse et le bilan du jour montrent le crédit accordé, les paiements reçus et l’argent net entré.

Combien de crédit accorder à chaque client ?

Fixez dès le départ un plafond pour chaque client, et quand le solde l’atteint, demandez un paiement avant de noter un nouveau crédit. Le plafond vous protège et empêche la dette d’un client de grossir au-delà de ce qu’il peut rembourser.

• Commencez petit avec un nouveau client.
• Montez doucement le plafond de ceux qui paient à l’heure.
• Gelez le plafond quand les paiements traînent ; ne le relevez pas avant que l’ancienne dette soit réglée.
• Dites au client son plafond, pour qu’il ne soit jamais surpris.
• Notez le plafond sur la fiche du client dans Baki Fast : l’application vous prévient avant qu’une vente à crédit ne le dépasse.

Parlez de la règle, pas de la personne. « C’est le même plafond pour tout le monde » passe beaucoup mieux que tout ce qui ressemble à « je n’ai pas confiance en vous ».

Pour aller plus loin, lisez comment se faire payer plus vite.

Cahier, tableur ou application ?

Avec une poignée de clients, le cahier suffit. Quand la liste s’allonge, une application fait gagner du temps sur les totaux, les relances et les relevés. Un tableur marche bien au bureau, mais il est peu pratique derrière un comptoir plein de monde.

Quel que soit votre choix, les règles restent les mêmes : noter la vente tout de suite, chaque paiement sur sa ligne, vérifier une fois par mois. Si vous pensez quitter le cahier, le guide du cahier à l’application vous accompagne.

Les erreurs les plus courantes

• « Je noterai ce soir » : les ventes gardées pour le soir sont souvent oubliées. Notez tout de suite.
• Le montant seul : sans articles ni date, vous n’avez rien à montrer si on vous conteste.
• Rayer les paiements : un paiement va toujours sur sa propre ligne.
• Pas d’échéance : une dette sans jour de paiement s’étire sans fin.
• Ne jamais montrer le solde : un client qui ne connaît pas son solde paie tard et tombe des nues.
• Un seul exemplaire : un cahier prend l’eau, un téléphone se casse. Faites des sauvegardes.
• L’ardoise affichée : laisser le cahier ouvert sur le comptoir ou afficher une liste de mauvais payeurs met les gens dans l’embarras et viole leur vie privée.

Baki Fast fait chaque jour une copie automatique sur le téléphone, et la sauvegarde gratuite dans le cloud, chiffrée de bout en bout, s’active d’un geste. Vous pouvez aussi envoyer un fichier de sauvegarde sur Google Drive, par e-mail ou sur WhatsApp quand vous voulez. Verrouillez l’application par code secret, visage ou empreinte. Plus d’infos dans sauvegarde et confidentialité.