كيف تمسك دفتر الديون

ماذا تكتب في كل بيع بالآجل؟

اكتب خمسة أشياء في كل مرة: التاريخ، ومن أخذ البضاعة، وكم، وماذا أخذ، ومتى سيدفع. بهذه الخمسة لا يستطيع أحد أن يجادل في الحساب بعد شهور، ولا تحتاج أن تحفظ الديون في رأسك.

إذا كان تسجيل كل صنف يبطئك، فاكتب على الأقل الأصناف الكبيرة. «زيت، مسحوق غسيل، 5 كيلو دقيق» تحسم السؤال أسرع بكثير من «بقالة 640».

في Baki Fast تكتب المبلغ على لوحة أرقام فيها آلة حاسبة، وتضيف سطور الأصناف إن أردت (الكمية × السعر) فيُحسب الإجمالي وحده. القيود التي لها تاريخ استحقاق تظهر في قوائم المتأخر والقريب. المزيد في صفحة دفتر ديون الزبائن.

كيف تسجّل الدفعة؟

سجّل كل دفعة كسطر جديد لحظة استلامها، ولا تشطب السطر القديم أبدًا. هكذا ترى دائمًا من دفع ومتى وكم.

1. اكتب المبلغ المدفوع والتاريخ.
2. اكتب طريقة الدفع: نقدًا أو بطاقة أو تحويل بنكي أو محفظة إلكترونية.
3. في الدفعة الجزئية لا تُغلق الدين؛ اخصم فقط ما دُفع.
4. أخبر الزبون بما بقي، وجهًا لوجه أو برسالة قصيرة.

مشكلة الدفتر الورقي المعروفة: تشطب ما دُفع وتكتب الباقي في الهامش، وبعد شهور لا أحد يقرأ الصفحة. في التطبيق كل دفعة سطر مستقل والرصيد يتحدّث وحده. وبعد القيد ترسل للزبون سطرًا على WhatsApp: «استلمنا دفعتكم بقيمة 200 ريال، الرصيد المتبقي 350 ريال.»

كيف تراجع الدفتر آخر الشهر؟

خصّص يومًا في الشهر لمراجعة الأرصدة وإرسال كشف حساب لكل من كبر حسابه. ردّ الزبون «تمام، صحيح» هو أفضل سجل يمكن أن تملكه إذا ظهر سؤال لاحقًا.

1. انظر إلى المجاميع: من زاد رصيده، ومن يدفع بانتظام؟
2. افرز المتأخرين: هم أول من يأخذ تذكيرًا.
3. أرسل كشوف الحساب: اختر الفترة لتكون كل السطور والرصيد في صفحة واحدة.
4. حلّ الخلاف فورًا: إذا اعترض زبون على سطر، صحّحه في اليوم نفسه.
5. قارن بالصندوق: هل الدفعات المسجّلة تطابق المال الذي دخل فعلًا؟

Baki Fast يشارك كشف حساب PDF لأي فترة بلمسة واحدة. ودفتر الصندوق مع ملخص اليوم يعرضان الآجل المسجّل والدفعات المحصّلة وصافي النقد.

كم تبيع بالآجل لكل زبون؟

ضع حدًا أعلى لكل زبون من البداية، وعندما يصل الرصيد إليه اطلب دفعة قبل أن تكتب آجلًا جديدًا. الحد يحميك، ويمنع دين الزبون من أن يكبر فوق ما يستطيع سداده.

• ابدأ مع الزبون الجديد بحد صغير.
• ارفع الحد ببطء لمن يدفع في موعده.
• جمّد الحد عندما تتأخر الدفعات، ولا ترفعه حتى يُسدَّد القديم.
• أخبر الزبون بحده بصراحة حتى لا يتفاجأ.
• اكتب حد الدين في حساب الزبون في Baki Fast: ينبّهك التطبيق قبل أن يتجاوزه بيع آجل جديد.

تكلّم عن القاعدة لا عن الشخص. جملة «عندنا حد واحد للجميع» تُقبل أسهل بكثير من أي كلام يُفهم منه «أنا لا أثق فيك».

للمزيد اقرأ كيف تحصّل ديونك أسرع.

دفتر ورقي أم Excel أم تطبيق؟

مع عدد قليل من الزبائن يكفي الورق. وكلما كبرت القائمة يوفّر التطبيق وقتًا حقيقيًا في الجمع والتذكير وكشوف الحساب. أما Excel فمناسب على المكتب لكنه صعب عند الكاونتر وقت الزحمة.

أيًّا كان اختيارك، القواعد واحدة: سجّل البيع فورًا، والدفعة في سطر مستقل، وراجع مرة في الشهر. وإذا كنت تفكر في ترك الورق، فدليل الانتقال من الدفتر الورقي يشرح الخطوات.

ما الأخطاء الشائعة في دفتر الديون؟

• «أكتبه بعدين»: المبيعات المؤجلة للمساء تُنسى غالبًا. اكتبها فورًا.
• المبلغ فقط: بدون أصناف وتاريخ لا يكون عندك ما تُريه إذا سُئلت.
• شطب الدفعات: سجّل الدفعة دائمًا في سطر مستقل.
• بلا موعد سداد: الدين الذي ليس له يوم يطول بلا نهاية.
• لا يعرف الزبون رصيده: من لا يعرف رصيده يتأخر ثم يتفاجأ.
• نسخة واحدة فقط: الدفاتر تبتلّ والهواتف تنكسر. اعمل نسخة احتياطية بانتظام.
• الديون على الملأ: ترك الدفتر مفتوحًا على الكاونتر أو تعليق قائمة بالمدينين يُحرج الناس ويكشف خصوصيتهم.

يصنع Baki Fast نسخة تلقائية على الهاتف كل يوم، ويمكنك إرسال ملف نسخة احتياطية إلى Drive أو البريد أو WhatsApp متى شئت. واقفل التطبيق برقم سري أو بالوجه أو بالبصمة. المزيد في النسخ الاحتياطي والخصوصية.