Como fazer uma caderneta de fiado

O que anotar em cada venda fiado?

Cinco coisas, sempre: a data, quem levou, quanto, o que levou e quando vai pagar. Com essas cinco, ninguém discute a conta meses depois, e você não precisa guardar dívida na cabeça.

Se anotar item por item parece demorado, anote pelo menos os maiores. "Óleo, sabão em pó, 5 kg de arroz" resolve uma dúvida muito mais rápido que "compras R$ 64,00".

No Baki Fast você digita o valor num teclado de calculadora. Se quiser, inclua as linhas de itens (quantidade × preço) e o total sai sozinho. O que tem vencimento aparece nas listas de vencidos e a vencer. Mais na página de controle de fiado.

Como lançar um pagamento?

Lance cada pagamento numa linha nova, na hora em que ele acontece; nunca risque a linha antiga. Assim você sempre vê quem pagou, quando e quanto.

1. Anote o valor pago e a data.
2. Anote como foi pago: dinheiro, Pix, cartão ou transferência.
3. Se foi só uma parte, não zere a dívida; desconte apenas o que foi pago.
4. Diga ao cliente quanto falta, pessoalmente ou numa mensagem curta.

O problema clássico do caderno é riscar o que foi pago e espremer o resto na margem. Em poucos meses ninguém entende a página. No app, cada pagamento é uma linha e o saldo atualiza sozinho. Depois do lançamento, você pode mandar um aviso curto pelo WhatsApp ou SMS: "Recebemos seu pagamento de R$ 50,00. Saldo restante: R$ 125,00."

Como conferir a caderneta no fim do mês?

Separe um dia por mês para conferir os saldos e mandar extrato para quem está com a conta crescendo. Um "tá certo" do cliente por escrito é o melhor registro que você pode ter se aparecer alguma dúvida depois.

1. Olhe os totais: de quem o saldo cresceu, e quem paga em dia?
2. Separe os vencidos: eles recebem o lembrete primeiro.
3. Mande os extratos: escolha o período para que todas as linhas e o saldo caibam numa página.
4. Resolva as diferenças na hora: se o cliente questionar uma linha, acerte no mesmo dia.
5. Compare com o caixa: os pagamentos que você anotou batem com o dinheiro e os Pix que entraram?

O Baki Fast compartilha um extrato em PDF de qualquer período num toque. O livro caixa e o resumo do dia mostram o fiado vendido, os pagamentos recebidos e o que entrou de fato no caixa.

Quanto vender fiado para cada cliente?

Defina desde o começo um limite para cada cliente e, quando o saldo chegar nele, peça um pagamento antes de anotar mais. O limite protege você e evita que a dívida do cliente cresça além do que ele consegue pagar.

• Comece com um limite baixo para clientes novos.
• Aumente aos poucos para quem paga em dia.
• Segure o limite quando os pagamentos atrasarem; só aumente depois que a dívida antiga for paga.
• Diga ao cliente qual é o limite dele, para nunca ser surpresa.
• Coloque o limite na conta do cliente no Baki Fast: o app avisa antes de um fiado passar do valor.

Fale da regra, não da pessoa. "Aqui o limite é igual para todo mundo" é muito mais fácil de aceitar do que qualquer coisa que soe como "não confio em você".

Para mais ideias, leia como receber o fiado mais rápido.

Caderno, planilha ou aplicativo?

Com meia dúzia de clientes, o caderno dá conta. Quando a lista cresce, o aplicativo economiza tempo de verdade nas somas, nas cobranças e nos extratos. A planilha funciona bem no computador, mas é desajeitada no balcão cheio.

Seja qual for o jeito, as regras são as mesmas: anote a venda na hora, lance o pagamento em linha própria e confira uma vez por mês. Se está pensando em largar o papel, o guia do caderno para o app mostra o caminho.

Os erros mais comuns na caderneta de fiado

• "Depois eu anoto": o fiado deixado para a noite muitas vezes é esquecido. Anote na hora.
• Só o valor: sem itens e sem data, você não tem o que mostrar se alguém questionar.
• Riscar o pagamento: lance sempre o pagamento numa linha separada.
• Sem vencimento: dívida sem dia para pagar só vai esticando.
• Nunca mostrar o saldo: o cliente que não sabe quanto deve paga tarde e leva susto.
• Uma cópia só: caderno molha, celular quebra. Faça cópia com frequência.
• Dívida à vista de todos: deixar o caderno aberto no balcão ou pendurar lista de devedores expõe as pessoas e fere a privacidade delas.

O Baki Fast faz uma cópia automática no celular todo dia, e você pode ativar com um toque o backup na nuvem, grátis e criptografado, ou mandar um arquivo de backup para o Drive, para o e-mail ou para o WhatsApp quando quiser. Bloqueie o app com PIN, rosto ou digital. Mais em backup e privacidade.