วิธีจดสมุดบัญชีลูกหนี้

ขายเชื่อแต่ละครั้งต้องจดอะไรบ้าง?

จดห้าอย่างทุกครั้ง: วันที่ ใครเอาของไป ยอดเท่าไร เอาอะไรไป และจะจ่ายเมื่อไร มีห้าอย่างนี้ หลายเดือนผ่านไปก็ไม่มีใครเถียงเรื่องบัญชีได้ และคุณไม่ต้องจำหนี้ไว้ในหัวอีก

ถ้าจดทุกชิ้นแล้วช้า อย่างน้อยให้จดของชิ้นใหญ่ "น้ำมันพืช ผงซักฟอก ข้าวสาร 5 กก." ตอบคำถามได้เร็วกว่า "ของชำ ฿640" มาก

ใน Baki Fast คุณพิมพ์ยอดด้วยปุ่มตัวเลขแบบเครื่องคิดเลข ใส่รายการสินค้า (จำนวน × ราคา) ได้ถ้าต้องการ แล้วแอปคิดยอดรวมให้ รายการที่มีวันครบกำหนดจะขึ้นในรายชื่อหนี้เลยกำหนดและใกล้ถึงกำหนด ดูเพิ่มที่หน้า จดหนี้ลูกค้า

รับชำระต้องจดอย่างไร?

จดการชำระทุกครั้งเป็นบรรทัดใหม่ทันทีที่ได้เงิน อย่าขีดฆ่าบรรทัดเก่า จะได้เห็นเสมอว่าใครจ่าย เมื่อไร และเท่าไร

1. จดยอดที่จ่ายและวันที่
2. จดว่าจ่ายแบบไหน: เงินสด โอน หรือพร้อมเพย์
3. ถ้าจ่ายบางส่วน อย่าล้างหนี้ทั้งก้อน หักออกเฉพาะที่จ่าย
4. บอกลูกค้าว่ายังเหลือเท่าไร ด้วยปากหรือส่งข้อความสั้น ๆ

ปัญหาคลาสสิกของสมุดกระดาษคือขีดฆ่ายอดที่จ่ายแล้วเขียนยอดเหลือแทรกไว้ข้างหน้า ผ่านไปไม่กี่เดือนก็อ่านไม่ออก ในแอป การชำระแต่ละครั้งเป็นบรรทัดของตัวเองและยอดค้างอัปเดตเอง หลังจดแล้วส่งข้อความสั้น ๆ ทาง WhatsApp หรือ SMS ได้ เช่น "วันนี้รับชำระ ฿500 แล้ว ยอดค้างเหลือ ฿1,250"

สิ้นเดือนตรวจสมุดอย่างไร?

กันเวลาเดือนละหนึ่งวันไว้ตรวจยอด และส่งใบแจ้งยอดให้คนที่ยอดขึ้นเยอะ ลูกค้าตอบกลับมาว่า "ถูกต้องค่ะ" คือหลักฐานที่ดีที่สุดถ้าวันหลังมีคำถาม

1. ดูยอดรวม: ใครยอดขึ้นเรื่อย ๆ ใครจ่ายตรงเวลา?
2. แยกบัญชีที่เลยกำหนด: กลุ่มนี้ได้ข้อความเตือนก่อน
3. ส่งใบแจ้งยอด: เลือกช่วงเวลาให้ทุกรายการและยอดคงค้างอยู่ในหน้าเดียว
4. เคลียร์ทันทีถ้ายอดไม่ตรง: ลูกค้าสงสัยบรรทัดไหน คุยให้จบวันนั้น
5. เทียบกับเงินสด: เงินที่จดว่ารับชำระ ตรงกับเงินที่เข้ามาจริงไหม?

Baki Fast แชร์ ใบแจ้งยอด PDF ของช่วงเวลาใดก็ได้ในแตะเดียว ส่วน สมุดเงินสด และสรุปประจำวันแสดงยอดขายเชื่อ ยอดรับชำระ และเงินสุทธิที่เข้าลิ้นชัก

ควรให้ลูกค้าเชื่อได้เท่าไร?

ตั้งวงเงินเชื่อให้ลูกค้าทุกคนตั้งแต่แรก เมื่อยอดถึงวงเงิน ให้ขอรับชำระบางส่วนก่อนจดเชื่อเพิ่ม วงเงินช่วยปกป้องคุณ และกันไม่ให้หนี้ของลูกค้าโตจนเกินกำลังจ่าย

• ลูกค้าใหม่เริ่มที่วงเงินน้อย ๆ
• ค่อย ๆ เพิ่มวงเงินให้คนที่จ่ายตรงเวลา
• ถ้าเริ่มจ่ายช้า หยุดเพิ่มวงเงินจนกว่าหนี้เก่าจะเคลียร์
• บอกวงเงินให้ลูกค้ารู้ตรง ๆ จะได้ไม่ตกใจทีหลัง
• ใส่ วงเงินเชื่อ ในบัญชีลูกค้าใน Baki Fast แอปจะเตือนก่อนถ้าขายเชื่อครั้งนี้จะทำให้ยอดเกินวงเงิน

พูดถึงกฎ ไม่ใช่ตัวคน "ร้านเราใช้วงเงินเท่ากันทุกคนนะคะ" ฟังง่ายกว่าคำพูดที่ฟังเหมือน "ไม่ไว้ใจ" มาก

อ่านต่อได้ที่ วิธีเก็บเงินลูกหนี้ให้ได้เร็วขึ้น

สมุดกระดาษ Excel หรือแอปจดหนี้?

ลูกค้าไม่กี่คน สมุดกระดาษก็พอ พอรายชื่อเยอะขึ้น แอปช่วยประหยัดเวลาได้จริงทั้งเรื่องรวมยอด ข้อความเตือน และใบแจ้งยอด Excel ใช้ดีที่โต๊ะ แต่ไม่สะดวกหน้าร้านตอนลูกค้ารอ

ไม่ว่าเลือกแบบไหน กฎยังเหมือนเดิม: ขายเชื่อแล้วจดทันที รับชำระจดเป็นบรรทัดใหม่ ตรวจเดือนละครั้ง ถ้ากำลังคิดจะเลิกใช้สมุดกระดาษ คู่มือ ย้ายจากสมุดกระดาษมาใช้แอป จะพาทำทีละขั้น

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการจดหนี้

• "เดี๋ยวค่อยจด": รายการที่รอจดตอนเย็นมักถูกลืม จดทันที
• จดแต่ยอด: ไม่มีรายการของและวันที่ พอถูกถามก็ไม่มีอะไรให้ดู
• ขีดฆ่ายอดที่จ่าย: จดการชำระเป็นบรรทัดใหม่เสมอ
• ไม่มีวันครบกำหนด: หนี้ที่ไม่มีวันจ่ายจะยืดไปเรื่อย ๆ
• ไม่เคยบอกยอด: ลูกค้าที่ไม่รู้ยอดของตัวเองมักจ่ายช้าและตกใจทีหลัง
• มีสำเนาเดียว: สมุดเปียกน้ำ โทรศัพท์พัง สำรองข้อมูลสม่ำเสมอ
• เปิดหนี้ให้คนอื่นเห็น: วางสมุดเปิดไว้บนเคาน์เตอร์ หรือติดรายชื่อคนค้างหนี้ ทำให้ลูกค้าอับอายและละเมิดความเป็นส่วนตัว

Baki Fast ทำสำเนาอัตโนมัติในโทรศัพท์ทุกวัน และส่งไฟล์สำรองไป Google Drive อีเมล หรือ LINE ได้ทุกเมื่อ เปิดสำรองข้อมูลบนคลาวด์แบบเข้ารหัสได้ฟรีด้วยแตะเดียว ล็อกแอปด้วย PIN ใบหน้า หรือลายนิ้วมือ ดูเพิ่มที่ สำรองข้อมูลและความเป็นส่วนตัว