Cara mencatat utang pelanggan

Apa yang harus ditulis setiap kali pelanggan ngebon?

Tulis lima hal setiap kali: tanggal, siapa yang mengambil barang, berapa, barang apa, dan kapan dibayar. Dengan lima hal ini tidak ada yang bisa membantah catatan berbulan-bulan kemudian, dan Anda tidak perlu menyimpan utang orang di kepala.

Kalau menulis setiap barang terasa lama, tulis setidaknya barang yang besar. "Minyak, deterjen, beras 5 kg" jauh lebih cepat menyelesaikan pertanyaan daripada "belanja Rp64.500".

Di Baki Fast Anda mengetik jumlah di tombol kalkulator. Tambahkan baris barang kalau mau (jumlah × harga) dan totalnya dihitung sendiri. Catatan dengan jatuh tempo masuk ke daftar lewat jatuh tempo dan yang akan datang. Selengkapnya di halaman catat utang pelanggan.

Bagaimana mencatat pembayaran?

Catat setiap pembayaran sebagai baris baru saat uangnya diterima; jangan coret baris lama. Dengan begitu selalu terlihat siapa membayar, kapan, dan berapa.

1. Tulis jumlah yang dibayar dan tanggalnya.
2. Catat cara bayarnya: tunai, transfer, QRIS, atau e-wallet.
3. Kalau baru dicicil, jangan hapus utangnya; kurangi sebesar yang dibayar saja.
4. Beri tahu pelanggan sisanya, langsung atau lewat pesan singkat.

Masalah klasik buku bon kertas: yang sudah dibayar dicoret, sisanya diselipkan di pinggir halaman. Beberapa bulan kemudian halamannya tidak terbaca lagi. Di aplikasi setiap pembayaran punya barisnya sendiri dan saldo berubah otomatis. Setelah mencatat, Anda bisa mengirim pesan pendek lewat WhatsApp: "Pembayaran Rp50.000 sudah kami terima hari ini, sisa utang Rp125.000."

Bagaimana cek buku di akhir bulan?

Sisihkan satu hari tiap bulan untuk mengecek saldo dan mengirim rekap ke pelanggan yang utangnya bertambah. Balasan pelanggan "iya, betul" adalah catatan terbaik kalau suatu hari ada pertanyaan.

1. Lihat totalnya: siapa yang utangnya naik, siapa yang rutin bayar?
2. Pisahkan yang lewat jatuh tempo: mereka yang pertama diingatkan.
3. Kirim rekap: pilih periodenya supaya semua baris dan saldonya ada di satu halaman.
4. Selesaikan selisih hari itu juga: kalau pelanggan mempertanyakan satu baris, cocokkan saat itu.
5. Cocokkan dengan kas: apakah pembayaran yang dicatat sama dengan uang yang masuk?

Baki Fast membagikan rekap utang PDF untuk periode apa pun sekali ketuk. Buku kas dan ringkasan harian menunjukkan utang yang diberikan, pembayaran yang masuk, dan uang bersih di laci.

Berapa batas kasbon untuk tiap pelanggan?

Tentukan batas untuk setiap pelanggan sejak awal, dan kalau saldonya sudah mencapai batas, minta dicicil dulu sebelum ngebon lagi. Batas melindungi Anda dan menjaga utang pelanggan tidak melebihi kemampuannya membayar.

• Pelanggan baru mulai dengan batas kecil.
• Naikkan pelan-pelan untuk pelanggan yang bayar tepat waktu.
• Kalau pembayaran mulai telat, tahan batasnya sampai utang lama lunas.
• Sampaikan batasnya terang-terangan supaya tidak jadi kejutan.
• Isi Batas utang di akun pelanggan di Baki Fast: aplikasi mengingatkan sebelum kasbon baru melewatinya.

Bicarakan aturannya, bukan orangnya. "Batasnya sama untuk semua pelanggan, Bu" jauh lebih mudah diterima daripada kalimat yang terdengar seperti "saya tidak percaya Ibu".

Cara lain supaya uang cepat kembali ada di cara menagih utang pelanggan.

Buku tulis, Excel, atau aplikasi?

Kalau pelanggannya cuma beberapa, buku tulis masih cukup. Begitu daftarnya panjang, aplikasi menghemat banyak waktu untuk menjumlah, menagih, dan membuat rekap. Excel enak di meja, tapi repot di depan etalase yang ramai.

Apa pun pilihannya, aturannya sama: catat saat itu juga, pembayaran di baris sendiri, cek sebulan sekali. Kalau mau beralih dari kertas, ikuti pindah dari buku bon ke aplikasi.

Kesalahan yang sering terjadi

• "Nanti saja dicatat": kasbon yang ditunda sampai malam sering lupa. Catat saat itu juga.
• Cuma jumlah: tanpa barang dan tanggal, tidak ada yang bisa ditunjukkan kalau ditanya.
• Mencoret pembayaran: catat pembayaran sebagai baris tersendiri.
• Tanpa jatuh tempo: utang tanpa tanggal bayar akan terus molor.
• Tidak pernah memberi tahu saldo: pelanggan yang tidak tahu saldonya bayar telat lalu kaget.
• Hanya satu salinan: buku bisa kena air, ponsel bisa rusak. Cadangkan rutin.
• Utang dipajang: buku bon terbuka di etalase atau daftar pengutang di dinding mempermalukan orang dan melanggar privasinya.

Baki Fast membuat salinan otomatis di ponsel setiap hari, dan Anda bisa mengirim file cadangan ke Google Drive, email, atau WhatsApp kapan saja. Kunci aplikasi dengan PIN, wajah, atau sidik jari. Selengkapnya di cadangan dan privasi.