Cómo llevar un cuaderno de fiado

¿Qué hay que anotar en cada fiado?

Cinco cosas, siempre: la fecha, quién se llevó la mercancía, cuánto, qué se llevó y cuándo va a pagar. Con esas cinco nadie te discute la cuenta meses después, y ya no tienes que cargar las deudas en la cabeza.

Si anotar cada artículo te quita tiempo, anota por lo menos los grandes. "Aceite, detergente, 5 kg de harina" aclara una duda mucho más rápido que "mandado $640".

En Baki Fast escribes el monto en un teclado de calculadora. Si quieres, agregas renglones de artículos (cantidad × precio) y el total sale solo. Los fiados con vencimiento aparecen en la lista de vencidos y por vencer. Más en control de fiados.

¿Cómo se anota un abono?

Cada abono va en un renglón nuevo en el momento en que te pagan; nunca taches el renglón viejo. Así siempre se ve quién pagó, cuándo y cuánto.

1. Anota el monto que te dieron y la fecha.
2. Anota cómo pagó: efectivo, tarjeta o transferencia.
3. Si es un pago parcial, no borres la deuda; resta solo lo que te dieron.
4. Dile al cliente cuánto le queda, en persona o con un mensaje corto.

El problema clásico del cuaderno es tachar lo pagado y escribir lo que queda en la orilla de la hoja. A los pocos meses nadie entiende la página. En una app cada abono es su propio renglón y el saldo se actualiza solo. Después puedes mandarle al cliente un aviso corto por WhatsApp o SMS: "Recibimos tu pago de $200.00. ¡Gracias! Saldo restante: $450.00."

¿Cómo se revisa la libreta a fin de mes?

Aparta un día al mes para revisar saldos y mandar estado de cuenta a quien le haya crecido la cuenta. Un cliente que te contesta "sí, está bien" es el mejor respaldo que puedes tener si luego hay dudas.

1. Mira los totales: ¿a quién le creció el saldo y quién paga parejo?
2. Separa las cuentas vencidas: a esas les toca recordatorio primero.
3. Manda estados de cuenta: elige el periodo para que todos los renglones y el saldo quepan en una hoja.
4. Aclara las diferencias el mismo día: si un cliente duda de un renglón, resuélvelo ya.
5. Compara con la caja: ¿los abonos que anotaste cuadran con el dinero que entró?

Baki Fast comparte un estado de cuenta en PDF de cualquier periodo con un toque. La caja y el resumen del día muestran lo fiado, lo cobrado y lo que entró neto.

¿Cuánto fiarle a cada cliente?

Ponle un tope a cada cliente desde el principio, y cuando el saldo llegue ahí, pide un abono antes de fiarle más. El límite te cuida a ti y evita que la deuda del cliente crezca más de lo que puede pagar.

• A los clientes nuevos, empieza con un límite chico.
• Sube el límite poco a poco a quien paga a tiempo.
• Congela el límite cuando los abonos se atrasan; no lo subas hasta que liquide lo viejo.
• Dile al cliente su límite con claridad, para que no sea una sorpresa.
• Anota el Límite de fiado en la cuenta del cliente en Baki Fast: la app te avisa antes de que un fiado lo rebase.

Habla de la regla, no de la persona. "Aquí a todos les fiamos hasta $1,500" se acepta mucho mejor que algo que suene a "no te tengo confianza".

Para cobrar mejor, lee cómo cobrar fiados más rápido.

¿Cuaderno, Excel o app para anotar fiados?

Con un puñado de clientes, el cuaderno funciona. Cuando la lista crece, una app te ahorra tiempo de verdad en sumas, recordatorios y estados de cuenta. Excel sirve en un escritorio, pero es incómodo en un mostrador con gente.

Elijas lo que elijas, las reglas son las mismas: anota el fiado al momento, cada abono en su renglón y revisa una vez al mes. Si estás pensando en dejar el papel, la guía del cuaderno a la app te lleva paso a paso.

¿Cuáles son los errores más comunes?

• "Al rato lo apunto": lo que dejas para la noche muchas veces se olvida. Anótalo al momento.
• Solo el monto: sin artículos ni fecha no tienes nada que enseñar si te preguntan.
• Tachar los abonos: cada abono va en su propio renglón.
• Sin fecha de pago: una deuda sin día de pago se estira y se estira.
• No decir el saldo: el cliente que no sabe cuánto debe paga tarde y luego se sorprende.
• Una sola copia: el cuaderno se moja, el teléfono se rompe. Respalda seguido.
• Deudas a la vista: dejar el cuaderno abierto en el mostrador o pegar una lista de deudores avergüenza a la gente y no respeta su privacidad.

Baki Fast hace una copia automática en el teléfono todos los días, y cuando quieras mandas un archivo de respaldo a Drive, a tu correo o a WhatsApp. Bloquea la app con PIN, rostro o huella. Más en respaldo y privacidad.