Vender fiado: reglas básicas

¿Es legal vender fiado?

En general, sí. Cuando entregas la mercancía hoy y cobras después, haces una compraventa con pago a plazo. Las reglas cambian de país a país, pero la idea básica es la misma en México, Colombia, Perú, Argentina, Chile y Centroamérica.

Un acuerdo de fiado muchas veces es de palabra, y eso vale. Pero si hay un pleito, normalmente te toca a ti demostrar qué vendiste y qué te deben. Por eso lo más importante al fiar son los registros con fecha, al día.

Algunos tipos de crédito, como planes de pagos a consumidores de forma habitual o cobrar intereses, pueden traer reglas extra: contratos por escrito, información obligatoria para el cliente o topes. Si lo haces seguido, pregúntale a un contador o abogado de tu país.

¿Hay que dar ticket o factura si el cliente paga después?

Por lo general, sí. El comprobante (ticket, boleta o factura electrónica, según tu país) va con la venta. Lo que cambia de un país a otro es el momento en que se paga el impuesto: en algunos lugares y regímenes se causa al vender, en otros al cobrar. Dejar ventas fuera de los libros "porque todavía no me pagan" puede traerte problemas con la autoridad fiscal (SAT, DIAN, SUNAT, ARCA, SII…).

• Emite el comprobante que te pidan tus reglas y anota el abono aparte cuando llegue.
• Qué comprobante necesitas y en qué plazo depende de tu país y de tu régimen fiscal.
• Los recargos o intereses por pago tardío pueden tener su propio trato fiscal.

Tu contador te puede decir con exactitud qué aplica a tu negocio. Mandarle seguido tus reportes en Excel o los estados de cuenta le facilita el trabajo.

¿Qué es un pagaré y cuándo conviene?

Un pagaré es una promesa por escrito y firmada en la que el cliente se compromete a pagarte una cantidad en una fecha. Para fiados grandes o a largo plazo, te da una prueba mucho más fuerte que un renglón en el cuaderno.

Los requisitos exactos los fija la ley de cada país, pero un pagaré suele llevar:

• Que se trata de un pagaré o una promesa incondicional de pago
• La cantidad, normalmente en número y en letra
• La fecha y el lugar de pago
• El nombre de a quién se le paga
• El lugar y la fecha en que se firma
• La firma de quien debe

Un pagaré bien hecho puede hacer más rápido el cobro si no te pagan; uno al que le falta algún requisito puede perder esa ventaja. En papelerías venden formatos, pero si tienes dudas, que lo revise un abogado antes de usarlo.

¿Por qué importan los registros y la confirmación del cliente?

Si alguna vez te discuten una deuda, tu mejor posición son los movimientos con fecha y alguna señal de que el cliente los aceptó. En el fiado de todos los días, eso suele ser el estado de cuenta y las respuestas del cliente por escrito.

• Anota cada venta con fecha, monto y artículos en el momento.
• Manda un estado de cuenta una vez al mes.
• Guarda las respuestas escritas como "sí, está bien" o "te pago el viernes".
• Guarda tickets, facturas y comprobantes de transferencia con tus registros.

Baki Fast comparte un estado de cuenta en PDF de cualquier periodo. Si tu cliente también usa Baki Fast, una cuenta compartida les deja ver la misma cuenta en sus teléfonos, así nadie tiene dudas de los movimientos.

¿Las deudas caducan? ¿Puedo cobrar intereses?

Las deudas no se pueden cobrar por la vía judicial para siempre: casi todas las leyes ponen un plazo (la prescripción), y cambia según el país y el tipo de deuda. Si te importa una deuda vieja, pregúntale a un abogado cuánto tiempo te queda.

Si quieres cobrar intereses o un recargo por atraso, acuérdalo antes con el cliente y déjalo por escrito. Un recargo que aparece después, sin aviso, provoca pleitos y puede no valer. En varios países hay además un tope legal a los intereses.

Para planear pagos por partes, usa la calculadora de cuotas.

¿Cómo cobrar un fiado que no te pagan?

Empieza por lo amable y pasa a lo formal solo si hace falta. Deja rastro por escrito en cada paso; eso te facilita el siguiente.

1. Recordatorio: un mensaje corto y amable. Mira mensajes para cobrar fiado.
2. Estado de cuenta: la lista completa de movimientos y el saldo.
3. Plática: acuerden abonos o una nueva fecha.
4. Requerimiento por escrito: una carta formal que pide el pago para una fecha, a veces enviada por un abogado.
5. Vía legal: juicios de menor cuantía, conciliación u otros caminos locales. Un abogado te dice cuál conviene en tu caso.

En ningún paso hagas pública una deuda. Pegar en la tienda una lista de deudores, publicarla en redes o en un grupo puede ir contra las leyes de protección de datos y de protección al consumidor, y causarte otro problema aparte.

¿Baki Fast es un programa de contabilidad?

No. Baki Fast es una libreta de fiados que pone en orden las cuentas de tus clientes y proveedores. No es un programa de contabilidad oficial, no emite facturas ni facturas electrónicas y no sustituye los comprobantes que te pidan las reglas de tu país.

Lo que sí hace es guardar con fecha quién te debe qué, qué se llevó y cuándo pagó, y compartirlo en estados de cuenta y archivos de Excel. Eso facilita mucho la plática con tu contador y con tus clientes.